ראשי / הכותרת הראשית / עקרונות לבחירת מערכת גיוס עובדים לארגון שלך

עקרונות לבחירת מערכת גיוס עובדים לארגון שלך

מאת יעקב רוזן

מערכת גיוס עובדים לאחרונה נפגשתי עם חברת תוכנה שמנסה לגייס עובדים מתחום ה- IT. כשניסינו להבין כיצד הם מנהלים את המעקב אחר המועמדים, הם ציינו שהם התחילו להטמיע מערכת גיוס עובדים לפני כשנה, נכוו ממנה קשות ורק עתה החלו להטמיע מערכת גיוס אחרת שהם מקווים שתהיה מוצלחת יותר. חלק לא מבוטל מהארגונים איתם אנו עובדים עדיין מנהלים את תהליך הגיוס עם טבלאות אקסל, ולחלק מאילו שכן יש מערכות גיוס ממוחשבות דיווחו לנו על חוסר שביעות רצון ברמה זו או אחרת מהמערכת ועל חוסר ההתאמה שלה לתהליך הגיוס הספציפי שלהם.

היתרונות של מערכת ניהול מועמדים טובה שמתאימה לארגון הינם ברורים. מערכת כזאת תעזור לנהל ולבקר את תהליך הגיוס בצורה טובה יותר, תחסוך זמן מיותר מאנשי הגיוס בביצוע פעילויות אדמיניסטרטיביות, תחסוך בעלויות הגיוס ותעזור לארגון להתמקד בנקודות הדורשות שיפור. בשוק של מועמדים, לחברות מעטות יש את הפריבילגיה לפספס מועמדים מתאימים רק מפני שהם לא שמרו קורות חיים שלהם במאגר ממוחשב תוך כדי ציון מילות המפתח הרלוונטיות למטרות איחזור בשלב מאוחר יותר. בנוסף, יחד עם הצפת המידע באינטרנט וכמות קורות החיים הנשלחות לכל משרה -מערכת שתדע לבצע סינון ראשוני אוטומטי של קורות החיים הרלוונטיים תחסוך זמן רב לאנשי הגיוס.

מערכת אינטגרטיבית גם תיתן את יכולת הבקרה ואת המעקב אחר מדדי הגיוס שיתנו לנו, כאנשי משאבי אנוש, את היכולת לקבל החלטות מושכלות לגבי תהליכי גיוס עתידיים. לדוגמא, היכולת של המערכת לעקוב אחר מקורות הגיוס השונים והעלות שלהם על פי פרופילי גיוס (אתרי אינטרנט שונים, חבר-מביא-חבר, מודעות בעיתונים השונים, חברות השמה…) יתנו לנו את היכולת לתכנן את מקורות הגיוס העתידיים של הארגון ולתכנן את עלויות הגיוס על פי פרופיל. לבסוף, מערכת מתאימה תאפשר לנו גם לשמור על קשר עם מועמדים כמו לעדכן אותם (בצורה אוטומטית) אם זיהינו שאין לנו משרה להציע להם.

המאמר יעזור לכם להיערך לקראת בחירת המערכת הנכונה ולנהל את התהליך.

רקע כללי
מערכת לניהול מועמדים (ATS- Applicant Tracking System) איננה כלי חדש. כבר בשנות ה-80 של המאה הקודמת החלו לפתח מערכות שנועדו לעקוב אחר מועמדים ונועדו בעיקר לחברות גדולות שראיינו מועמדים רבים. המערכות הללו נמכרו ככלים שנועדו לשפר את יעילות המגייסים והצריכו הדרכה רבה יחסית בכדי לנתח ולעבוד עמן

לקראת סוף העשור הקודם התגבר השימוש באינטרנט למטרות איתור וגיוס מועמדים וחוקי המשחק השתנו גם עבור מערכות הגיוס. אנו רואים בשנים האחרונות הסבה של מערכות גיוס העובדים הקיימות למערכות מבוססות Web. מערכות אלה מאפשרות גישה דרך האינטרנט לאנשי משאבי אנוש ולמנהלים מגייסים, כמו גם לנהל את קורות החיים והמשרות באתר הבית  ובאתרים הרבים המשמשים להשמת מועמדים באינטרנט.

יחד עם המעבר לעולם האינטרנט, אנו רואים גם את ההתפתחות של מודל נוסף הASP- Application Service Provider. במקום להתקין את מערכת ניהול המועמדים באתר של הלקוח, כפי שהיה עד היום, הספק מאחסן את התוכנה ואת בסיס הנתונים המלא על השרתים שלו כאשר אנשי הגיוס של החברה משתמשים במערכת דרך האינטרנט. בצורת עבודה זאת, הלקוח משלם תשלום חודשי קבוע הכולל את הגישה לבסיסי הנתונים ואת עלות תחזוקת המערכת והשרתים.

אז כיצד בוחרים את מערכת גיוס העובדים הנכונה?
בכדי לצמצמם את הסיכונים בקניית והטמעת המערכת הלא מתאימה לארגון יש להתייחס לתהליך כאל פרויקט לכל דבר שבנוי בצורה מתודית עם שלבים ברורים, לוחות זמנים ואחראים ועם מנהל פרויקט שאחראי לתאום וניהול התהליך. השלבים בתהליך:

  • הגדרת המצב הקיים – כמה שזה יכול להישמע טריוויאלי – חשוב לאפיין בצורה מדויקת את התהליך הקיים בארגון – כולל הממשקים וזרימת המידע. לא פעם תופתעו לגלות שלא כל הגורמים בארגון רואים את התהליך הקיים בצורה זהה. שלב זה יעזור לוודא שכל המעורבים נמצאים "באותו העמוד".
    אפיון המצב הקיים יכלול נתונים כמותיים כגון כמות קורות חיים ממוצעת שמתקבלת כל חודש, חלוקת אופן קבלת קורות החיים (מכתב, פקס, מייל, אתר הבית), כמות הגיוסים הצפויה וכדומה.
  • שיפור התהליך הקיים – למרות ששלב זה אינו חלק אינטגרלי מהתהליך הרגיל של אפיון המערכת – אני ממליץ בחום לבצע אותו ולבחון נקודות בהן ניתן לייעל את התהליך. זאת כדי לוודא שהמערכת שתוטמע תתמוך כבר עם הטמעתה בתהליך עבודה יעיל ו"רזה" (Lean). העובדה שמיפינו את התהליך בצורה מפורטת בשלב הקודם תעזור לנו לזהות בקלות יחסית את אותן נקודות שאינן מוסיפות ערך לתהליך.
  • הגדרת דרישות המערכת הרצויה– בשלב זה נגדיר בצורה מפורטת ככל האפשר את הצרכים והיכולות של המערכת הרצויה. לדוגמא: יכולת המערכת לבצע Pre Screening (מיון ראשוני), היכולת לתת גישה מסוימת לחברות השמה, הגדרה של מספר משתמשים ורמות הגישה שלהם, היכולת לעבוד עם מספר רב של משתמשים בעלי רמות הרשאה שונות, הדוחות שאנו נרצה לקבל מהמערכת, אילוצים שונים, דרישות כלליות, רמת התחזוקה הנדרשת, היכולת לשלוח אוטומטית תגובה למועמדים שנמצאו לא מתאימים ועוד.
  • חקר ישימות – שלב זה כולל בדרך כלל פגישות עם הספקים הפוטנציאליים, הכרת המערכות שלהם וקבלת פידבקים מלקוחות שונים של כל ספק. לאחר הכרת האלטרנטיבות, נבצע בחינה וניתוח החלופות הקיימות על פי קריטריונים ומשקולות שיוגדרו מראש. לדוגמא: עלות המערכת, נוחות השימוש, תמיכה טכנית, תמיכה אחורה במידע קיים, ניסיון מעשי של הספק, המלצות של משתמשים ועוד. כל משתנה יקבל משקל לצורך קבלת ההחלטה הסופית (לדוגמא, עלות המערכת תקבל 50%, נוחות 20% וכו'. ההחלטה הסופית תשקלל את הציון עם המשקל).
    לאחר שלב הניקוד, והתחשבות במשקולות נישאר עם חברה אחת או שתיים שיקבלו את הניקוד הגבוה ביותר – ומביניהן נבחר את החלופה האופטימלית עבור הארגון.
  • בחירת החלופה המתאימה – בשלב זה, לאחר בחירת המערכת המתאימה, יש להכין את תוכנית ההטמעה שתכלול לוחות זמנים, הכנת תשתיות IT, הדרכה לעובדים ולמנהלים, PILOT, ותאריך עליה לאוויר.

חשוב להדגיש שלפני הטמעת מערכת הגיוס החדשה, יש לוודא שתהליך הגיוס הינו הנכון והאפקטיבי ביותר. מערכת ניהול מועמדים, טובה ככל שתהיה, הינה בסופו של דבר כלי טכנולוגי שבא לתמוך בתהליך הגיוס ולעשות אותו יעיל יותר. אם תהליך הגיוס אינו כזה – גם הכלי הטוב ביותר לא יעזור בצורה משמעותית לאתר ולגייס את האנשים המתאימים לארגון.

נקודה נוספת היא שמערכת ניהול מועמדים תעבוד טוב רק אם תתאים לתהליך הגיוס ותצליח לחבר את כל הגורמים המעורבים בתהליך – אנשי גיוס, מנהלים מגייסים, מנהלים בארגון, ומועמדים – שיוכלו להשתמש במערכת בצורה קלה וידידותית ושהיא תיתן מענה אינטגרטיבי לצרכים שלהם.

וכפי שאמרה מנהלת משאבי אנוש של אחת החברות – "התהליך החשוב ביותר היא לא איזה ספק אנו בוחרים, אלא ניתוח הצרכים האמיתי שאנו עושים"

הפתרונות של HRD בבחירת מערכת גיוס עובדים המתאימה לך

יעקב רוזן הינו מומחה לפיתוח מקורות גיוס באינטרנט ולמינוף כלי web 2.0 לצמצום עלויות הגיוס ולאיתור המועמדים המתאימים ביותר. מידע נוסף ניתן למצוא ב: www.hrd.co.il

אם אהבת את המאמר הזה – כנראה שתאהב גם את המאמרים הבאים:
מאמר על אחת ממערכות הגיוס המתקדמות כיום בארץ
מדדי גיוס עובדים

הרשמה לדיוור

הדיוור שלנו מכיל עדכונים על מאמרים חדשים בנושאי גיוס עובדים, קליטת עובדים חדשים וראיונות עבודה

לא נשתמש בכתובתכם למטרות אחרות

אודות יעקב רוזן

בדוק גם

book-112117_960_720

10 הספרים שכל מקצוען גיוס ו HR חייב לקרוא

ביום יום כולנו שקועים בקריאה – קריאת מיילים, קורות חיים, חוזים, נהלים. שלא לדבר שבעידן ...

תגובה אחת

  1. כמי שמפיץ ומספק מערכות גיוס מתקדמות מבוססות  הASP- Application Service Provider
     כבר 6 שנים, אני יכול להעיד שכתבה מיקצועית מאוד.
    ונותנת בהחלט מענה לשאלה-כיצד בוחרים מערכת גיוס.

    בברכה,

    ליאור בן-דרור

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים