חלק ג'- ידע מקצועי בגיוס עובדים

שלום!

אני שמחה שהצטרפת לקריאת המאמר השלישי בנושא מקצוענות בגיוס. אנו מחלקים את מודל המקצוענות ל-3 צירים הנוגעים בידע הגיוסי, בהתנהגות המקצועית ובהבנה העסקית של המגייסים המקצועיים.

היום ברצוני להתמקד בידע המקצועי שאנו צריכים שיהיה בידינו כשאנו מתחילים לגייס עובדים בצורה מקצועית. הידע הגיוסי נחלק לידע הנחוץ למקצוענים בגיוס ולזה שמהווה בסיס עבור מובילי הגיוס בארגונים: מנהלי גיוס ואחרים המתפקדים כאחראים בודדים על התחום בארגונם.

מילת הקדמה על גברים ונשים בתחום: המאמר מנוסח בלשון רבים, והוא נוגע כמובן למגייסים ומגייסות – גברים ונשים כאחד. בהרצאותיי אני נשאלת על כך מדי פעם, בשאלה לגבי גברים במקצוע ו"תהייה אם זה מקצוע נשי?".

אנצל את ההזדמנות הפעם כדי להסביר שכיום בארץ מקצועני הגיוס הן לרוב מקצועניות. עם זאת, אגיד שבארה"ב החלוקה בין גברים ונשים בתחום היא 50%/50%, ורבים הגברים (וכמובן רבות הנשים) הבוחרים להתמקצע בתחום, להעמיק בו ולהביא בו ערך ללקוחותיהם.

אני מאמינה שככל שיצטרפו יותר גברים לעוסקים בגיוס, התחום ייתפס כיותר בעל ערך, יותר מקצועי וככזה שראוי לתת לו מקום כבוד (ואפילו לשלם לעוסקים בו בצורה מקצועית שכר גבוה מזה הנהוג היום). לכן אכתוב בלשון רבים (ולא בלשון נקבה כפי שאולי היה נכון מבחינת רוב העוסקות בתחום), ואקווה שזו תהיה תרומתי הקטנה להזמנת עוד גברים להצטרף לתחום :).

הידע המקצועי הבסיסי בגיוס עובדים, שזקוקים לו המקצוענים בתחום:

1. ידע בבניית תהליך גיוס פנים ארגוני: בבואנו לגייס מועמדים לתפקיד מסוים בארגון, מקצוענים בגיוס צריכים להגדיר עבור התפקיד תהליך גיוסי. התהליך יכלול את כל השלבים שמיד יפורטו, ועל המובילים את התהליך בארגון (או בחברת ההשמה), להיות בקיאים בכל השלבים. בניית התהליך תיחלק להגדרת הפרופיל, איתור מועמדים במגוון קורות גיוס, מיון קורות החיים, ניהול ראיונות התנהגותיים, הכנת הצעות עבודה, סגירת התפקיד עם המועמד/ת הרצוי/ה וניהול קליטה אפקטיבית לארגון.

גם אם יעזרו בגורמים חיצוניים לשלבים שונים (במיון, בקליטה לארגון, או בכל שלב אחר), עדיין  האחריות הכוללת על הנעת התהליך ועל תכנונו המלא תהיה על המגייסים שמובילים את תהליך הגיוס.

ב"שטח" אחריות זו תבוא לידי ביטוי בכך שהמגייסים אחראים בצורה ישירה לכל השלבים הללו, או שהם מכוונים את הגורמים האחראים – לדוגמא המנהלים המגייסים (להגדרת הפרופיל, ניהול הראיון, סגירה עם המועמד/ת), אנשי הדרכה (לתכנון תהליך הקליטה) או יועצי במכוני מיון / חברות השמה (לאיתור/מיון המועמדים במקרה שהתהליך מתבצע מחוץ לארגון).

2. יכולת להגדרה מעמיקה ומפורטת של פרופיל לגיוס: פרופיל לגיוס כולל שני צירים מרכזיים:

• הגדרת הכישורים הטכנולוגיים/טכניים, הידע הנדרש, הדמוגרפיה: סט שאלות סגורות שניתן לבררן בטלפון או בסדרת שאלות קצרה. לדוגמא – האם יש לך ניסיון בשפת תכנות JAVA? האם עסקת בעבר בפעילות רכש בארגון?
• הגדרת הגורמים ההתנהגותיים הקריטיים להצלחה במצבים השונים שנדרשים בתפקיד. לגבי כל גורם נגדיר מה תיאורי ההתנהגות מהעבר שהיינו רוצים לשמוע כדי להסיק לגבי ההתנהגות הרצויה לתפקיד עבורו אנו מגייסים. לדוגמא: יכולת לניהול משא ומתן מול לקוח שבאה לידי ביטוי ביכולת להתמודד עם התנגדויות, לזהות צרכי לקוח. או יכולת להוביל צוות או קבוצה הבאה לידי ביטוי ביכולת להניע עובדים להשיג יעדים מורכבים ומאתגרים.

אני ממליצה לכם לבחון את עצמכם: האם אתם מצליחים לקבל היום את הפירוט המירבי מהמנהלים המגייסים לגבי דרישות התפקיד בשני הצירים הללו? בניית פרופיל בצורה כזו תאפשר לכם (ולמנהלים המגייסים) ליצור בסיס מצוין לראיון הממוקד בשאלות לגבי הגורמים ההתנהגותיים הקריטיים לתפקיד (זהו הראיון ההתנהגותי).

3. קריאת וסינון קורות חיים

אני שומעת ממגייסים הרבה פעמים שבהכשרה לסינון קורות חיים לימדו אותם לבדוק שהמועמד לא דילג על שנים, המציא כותרות מפוארות לתפקידים פשוטים או המציא תארים מפוברקים. למימדים הללו יש משמעות וערך אבל הם לא בהכרח צריכים לנהל את תהליך הסינון שלי. שלב הסינון מאפשר לי לחבר בין אותם גורמים שהגדרתי בשלב הקודם לבין שלב הראיון שיבוא בהמשך. מטרת שלב זה היא לוודא שאני לא מעבירה מועמדים שהרקע שלהם לא מתאים, ומצד שני לא מפספסת אחרים שיכולים להתאים (אפילו אם הדרך בה הם מגדירים את התפקידים שעשו בעבר שונה מזו בה אני הגדרתי את התפקיד הנדרש).

בחנו את עצמכם כאשר אתם מתכוננים היום לסינון קורות חיים, האם אתם מצליחים להגדיר בעזרת המנהלים המגייסים את המימדים הבאים:

מימדים שקריטי שיהיו בקורות החיים (כלומר – בהיעדרם המועמד ייפסל). אלה יכולים להיות תואר / מערכת שעבדו איתה / ניסיון טכני. שאלו את עצמכם לגבי התפקידים שאתם מגייסים, האם קיבלתם מהמנהלים המגייסים מילות מפתח קריטיות (בעברית ו/או באנגלית) אותן עליכם לאתר בתהליך הסינון, ואשר תשמשנה אתכם למיון ראשוני.

הגדרה מדויקת לרקע הטכני/טכנולוגי. האם אתם מצליחים להבין לעומק בעזרת המנהלים את המשמעות של התפקיד מבחינה מקצועית, להבין מה המסלול שיהיה הגיוני שמועמד יעבור בדרכו המקצועית ובהשכלתו.

כותרות אלטרנטיביות לתפקיד. לעתים קרובות מנהלים מגדירים תפקיד מסוים בכותרת אחת, אבל בארגונים אחרים נהוג להשתמש בשמות אלטרנטיביים. האם יש לך מידע לגבי השמות האלטרנטיביים לתפקיד, כדי לא לפספס מועמדים רלוונטיים שפשוט נעזרו בכותרת אחרת?.

4.      היכולת לאתר מועמדים במגוון מקורות

כמעט כל מקורות הגיוס השגרתיים הנפוצים לגיוס עובדים, מספקים מועמדים אקטיביים – אותם מועמדים שבאופן מוצהר מחפשים עבודה, פותחים את מדור הדרושים בעיתון, שולחים קו"ח דרך חברות ההשמה או אתרי הדרושים באינטרנט. השימוש במקורות אלה מגביל אותנו מצד אחד למועמדים האקטיביים, ומצד שני משאיר אותנו בתחרות עם כל שאר החברות המקבילות אלינו בשוק התעסוקה.

היכולת לאתר מועמדים במגוון מקורות נוגעת ליצירתיות בהרחבת תהליכי חיפוש המועמדים שלנו (Sourcing) גם למקורות המאפשרים פנייה אל מועמדים "פאסיביים" אשר אינם מחפשים כרגע עבודה,  או לעובדים ששוק המעסיקים כלל לא מזהה אותם כעובדים פוטנציאלים.

הדגש בסעיף זה נוגע ראשית להכרת מגוון מקורות הגיוס וליכולת להפעיל את המקור המתאים ביותר בכל נקודת זמן, עבור כל פרופיל. לדוגמא, בחיפוש ברשתות חברתיות שונות, נוכל לחפש מועמדים אקדמאים בעלי ניסיון ב- Linkedin, אך חיילים משוחררים או צעירים ללא ניסיון נעדיף לחפשם ב Facebook. בבואנו לחפש מועמדים שמחפשים "סבב ב' " בחייהם המקצועיים, ננסה לאתר קבוצות של עובדים לשעבר בבזק/משרד החינוך או פורשי צה"ל. השימוש הנפוץ ב"חבר מביא חבר" הפך אותו כמקור גיוס למוכר, אך לעתים קרובות לא מנוצל בצורה נכונה או אופטימאלית.

מקצועני הגיוס מפתחים את ההבנה המעמיקה על מגוון מקורות הגיוס השונים ומנהלים מעקב על איכות כל מקור גיוס עבור הפרופילים השונים שמחפש הארגון. זו הסיבה שפיתחנו קורס הממוקד בהיכרות עם מגוון המקורות השונים.

מעניין לציין שבסקר שערכנו בקרב כ-300 אנשי משאבי אנוש וגיוס, עלה נושא מקורות הגיוס כאחד הנושאים הקריטיים ביותר במהלך היום-יום הגיוסי. 54% ציינו שזה הנושא (המוביל) שיש להם את הפער הגדול ביותר לגביו מבחינת הידע, 17% ציינו שזה התחום שכיום מעכב אותם מהיכולת להוביל ולהצטיין, ו-26% ציינו שזה התחום המוביל שהיו רוצים לשמוע לגביו מידע מעמיתים למקצוע.

בשל העובדה שנושא זה עלה כבעל חשיבות גדולה כל כך בעיני מגייסים בסקר, פיתחנו עבורו שתי סדנאות ייחודיות: סדנת "חיית גיוס" ברשת, בה מקבלים מגייסים ומגייסות את הכלים המובילים והחדשניים ביותר לגיוס ברשת, וכאמור, סדנת מקורות גיוס מגוונים בה אנו מציגים בעזרת דוגמאות מהארץ ומהעולם את הדרכים הטובות ביותר לאתר מועמדים (גם במקורות "ותיקים" יותר).

5.      ניהול ראיונות התנהגותיים

כשאנחנו מראיינים מצפים מאיתנו לנבא. בפרק זמן קצר מאד, להעריך את הפוטנציאל של אדם להצליח לעמוד בציפיות שלנו לאורך שנים. מחקרים רבים בדקו במשך שנים את תוקף הניבוי של כלי המיון השונים: המידה בה הציון שקיבל מועמד בתהליך המיון מנבאת בהצלחה את הדירוג של אותו עובד "בשטח".

ההנחה הבסיס שעומדת מאחורי השימוש בראיון ההתנהגותי היא שבחינה מעמיקה של התנהגויות המועמד בעבר תנבא בצורה הטובה ביותר את התנהגותו בעתיד. ראיון התנהגותי הוא אחד מ-3 כלי המיון המובילים מבחינת יכולת הניבוי, והכלי היעיל והזול ביותר להטמעה בארגון. למרות שאולי אמרו לכם במשך שנים, שראיון הוא כלי בעל תוקף ניבוי נמוך. מחקרים רבים מצאו כי ראיון התנהגותי מובנה הוא כלי הראיון המוביל (בהשוואה לכלי ראיון אחרים) ביכולת הניבוי.

מודלים שונים הנמצאים בשימוש בעולם כמודלים למקצוענות בגיוס (Competency Models) מציינים את היכולת של המגייסים המקצועיים לנהל ראיון התנהגותי כיכולת בסיסית של כל מגייס/ת מקצועי/ת. אימצנו בחום את התפיסה הזו שמצאנו במודלים כמו מודל Airs למקצוענות בגיוס, אשר תאמה את תפיסתנו וניסיוננו בגיוס עובדים במהלך יותר מ-12 השנים האחרונות. תפיסה זו כמובן הובילה אותנו לפתח ולהדריך אנשי משאבי אנוש ומנהלים בניהול ראיונות התנהגותיים (במודל ייחודי שפיתחנו לצורך כך – מודל ה"ספיראלה" של HRD).

6.      הכנת הצעת עבודה וסגירת משרה

כתבנו הרבה על המגייסים כאנשי השיווק והמכירות של הארגון. הארגון הופך להיות המוצר והמותג שאנו מציעים למועמדים המובילים שאנחנו רוצים למשוך לעבודה איתנו. מגייסים מקצועיים צריכים לפתח את היכולות הבאות:

• להכין הצעה שתואמת את מצב השוק ומשקפת את המיצוב שהמנהלים רוצים שיהיה לשכר בארגון. יהיו ארגונים שמנהליהם ירצו למצב אותם כמובילים בשכר בשוק, ואחרים שיעדיפו לא להוביל מבחינת שכר אלא מבחינת החבילה המלאה של השכר וההטבות, ואחרים שיודעים שהשכר שמציעים נמוך יחסית, אבל שהם מציעים יציבות או ערכים אחרים שמועמדים מחפשים. המקצוענות נבחנת ביכולת המגייסת לשקף את המיצוב הנכון עבור הארגון דרך הצעות השכר שלו.
• לנהל מו"מ מוצלח עם מועמדים ולהצליח לסגור משרות: לקבל הסכמה לרוב המכריע של ההצעות שמציעים למועמדים המובילים, בתנאים שנכונים עבור הארגון.

7.      קליטה אפקטיבית של עובדים חדשים:

קליטה אפקטיבית לארגון יכולה להיות הגורם המכריע לעתים קרובות בהצלחת או כשלון תהליך הגיוס. מגייסים רבים משקיעים אנרגיה בעיצוב תהליך גיוס מוצלח, אך למחרת הגיוס העובד/ת החדש/ה "נזרק/ת למים" ומשם הסיכוי שייקלטו בצורה טובה לארגון הופך לסוג של הימור.

לעומת זאת, בארגונים בהם המגייסת לוקחת את האחריות על הובלת תהליך הקליטה לארגון, עוד לפני תחילת העבודה, במהלך שבועות וחודשי הכניסה ועד להשתלבות המלאה בארגון, הם ארגונים בהם נראה מעט מאד עזיבות בחודשים הראשונים בעקבות קושי בקליטה.

ההכנות לפני הכניסה לקראת הקליטה נוגעות למספר צירים:

• בצד הלוגיסטי (הכנת מקום ישיבה, טלפון, מחשב, כלי עבודה, חשבונות וסיסמאות)
• בצד החברתי (חונך אחראי לליווי העובד החדש בימיו הראשונים, כדי לעזור להתמצא בנבכי הבירוקרטיה הארגונית, ללוות לארוחת צהריים, ולהוות כתובת בנושאים שונים)
• בצד המקצועי (להכין תוכנית הדרכה ופגישות, לוחות זמנים, תאריכים ומספרי טלפון של גורמים רלוונטיים, לתכנן חשיפה הדרגתית של העובד החדש לקבוצה, למחלקה ולאגף ומשימות ראשוניות שעובד חדש יוכל למלאן)

עם תחילת העבודה: ניתן לבנות תהליך להיכרות אישית עם מנהל/ת וליווי במתן משוב ממוקד, לצייד את העובד החדש במידע כתוב (בדפוס או באינטרנט), שיאפשר  להעמיק את הידע תוך כדי הכניסה לתפקיד

לאחר כ- 3 חודשי העבודה חשוב להטמיע תהליך של הערכת ביצועי העובד החדש אל מול הציפיות ממנו. חשוב לקיים שיחה עם העובד שתכלול הן את העברת המשוב לגבי תהליך הקליטה והן להתרשם משביעות הרצון ולבצע בירור ציפיות מולו.

במאמר הבא נעבור לציר השני במודל: ההתנהגויות הקריטיות להצלחת מגייסים מקצוענים בארגון.

אשמח מאד לדעת אם הרגשת שהתחומים שפירטתי לגביהם אכן מכסים את הידע המקצועי שצריכ/ה מגייס/ת מקצועי/ת או שחסרים תחומי ידע משמעותיים. אעריך כל משוב ותגובה!