ראשי / הכותרת הראשית / האם מערך גיוס העובדים שלכם מכניס או מפסיד כסף?

האם מערך גיוס העובדים שלכם מכניס או מפסיד כסף?

מאת יעקב רוזן

מונופול גיוס עובדיםהבה נשחק ב"מונופול הגיוס"

כדי לבחון האם מערך הגיוס בארגונך מסוגל לתמוך ביעדים האסטרטגיים של חברתכם, אני מזמין אתכם לשחק במשחק "מונופול גיוס עובדים".
המשחק מורכב ממספר שלבים אשר מייצגים את תהליך גיוס העובדים ברוב החברות. בכל שלב ניתן לקבל כסף או להפסיד כסף. ננסה לדמות כך את המצב ל"חיים האמיתיים בעולם הגיוס" – אנו מגייסים עובדים כדי שתוך זמן קצר יתחילו להכניס כסף לארגון. מצד שני, אם מערך הגיוס שלנו לא מספיק טוב, נגלה שאנו מפסידים כסף עוד לפני שהספקנו לגייס את העובד הראשון. במונחים עסקיים – ההחזר על ההשקעה: Return On Investment) ROI), יהיה שלילי.

כמו בחיים… תהליך גיוס עובדים לא אפקטיבי יוביל לגיוס העובדים הלא נכונים לארגון, או לכך שעלות גיוס העובדים תהיה גבוהה מהנחוץ. בתהליך כזה, יידרש יותר זמן כדי להחזיר את ההשקעה עבור כל מגויס – או במלים אחרות, נפסיד יותר כסף.

נתחיל במשחק:
ברכות! קבלת מהבנק 500 ש"ח להתחלת המשחק. אם מערך גיוס העובדים בארגונך אפקטיבי, בסוף המשחק יהיו לך מעל ל- 3000 ₪ – זאת אומרת, ROI של 600%.

שלב 1: האם בארגונך יש תהליך תכנון גיוס עובדים לשנה-שלוש שנים קדימה?

תכנון הגיוס הינו תהליך פרואקטיבי שנועד ליצור תחזית של כמות האנשים והיכולות שהחברה תצטרך לאורך זמן, בהתבסס על אסטרטגיית החברה ומצב שוק העבודה. מול הצרכים מוגדרות הדרכים בהן ישתמש הארגון לסגור את הפערים שמזוהים ומגודרים יעדי הגיוס לכל פרופיל לפי רבעונים לתקופה של 1-3 שנים קדימה.

קבלת מהבנק 200 ש"ח אם יש לחברתך אסטרטגיית גיוס, אך תשלמ/י 100 ש"ח, אם אין לך תוכנית כזאת. קבלת  200 ש"ח נוספים כבונוס מיוחד אם את/ה מעדכן את תוכנית הגיוס אחת לרבעון.

שלב 2: האם קיימת תרבות של "ארגון מגייס"

תרבות של ארגון מגייס הינה אסטרטגיית גיוס המשתפת באחריות לגיוס עובדים את כלל המנהלים והעובדים בארגון. האחריות שבידי צוות הגיוס היא להוביל את התהליכים ולייצר את התשתיות המתאימות. עימם, עובדי הארגון כולו נרתמים לחלקים שונים בתהליך הגיוס: מראיינים, מאתרים מועמדים חדשים, שגרירים למיתוג הארגון בקרב עובדים פוטנציאלים ועוד.

תרבות של "ארגון מגייס" מאפשרת איתור מועמדים ממוקד אל מול צרכי הארגון, כמו גם חסכון משמעותי בעלויות בתהליך. ההחלטה על עיצוב תרבות כזאת צריכה לבוא ממנהלי הארגון, והם צריכים לתקשר זאת לרמת כל הארגון, תוך הדגשת חשיבות הנושא והצורך בהירתמות כל העובדים לתרום למאמץ בצורה אקטיבית, לדוגמא על ידי: תהליכי חבר מביא חבר, איתור מועמדים פוטנציאלים, שיווק החברה באופן מתמיד והשתלבות בתהליכי הראיון והמיון של עובדים ומנהלים נוספים על הקיים.

אם בארגונך יש תחושה של הירתמות ארגונית לתהליכי הגיוס – זכית ב 250 ₪. אבל, אם המשפט שתשמע מועמדת מצוינת שפונה לעובד בארגון בשאלה לגבי עבודה אפשרית, הוא "גיוס – זה לא קשור אלי, פני למשאבי אנוש" -יש להחזיר לבנק 200 ש"ח.

שלב 3: איכות הגדרת התפקיד

הגדרת התפקיד היא הבסיס לתאום הציפיות הראשוני מול המועמדים. ככל שההגדרה ממוקדת ומדויקת יותר, היא מאפשרת זיהוי מועמדים טובים בקלות.

אם ראיונות המועמדים מתחילים עוד ללא הגדרת תפקיד ברורה – תפסיד/י 100 ₪. אם המנהל המגייס טוען שהוא לא צריך הגדרת תפקיד מפני שהוא יזהה את המועמד המתאים שהוא יפגוש אותו – עוד 50 ₪ יחזרו לקופה.

150 ₪ יעברו לידיך אם קיימת הסכמה ברורה בין המנהל המגייס וצוות הגיוס לגבי האחריות המדוייקת ולגבי האתגרים והיעדים  של העובד בתקופה הראשונה שלאחר גיוסו.

שלב 4: שימוש במקורות גיוס עובדים אפקטיביים

איתור מועמדים אקטיביים

מועמדים היום מחפשים משרות בכלים מגוונים. תקבל/י 100 ₪ אם מועמדים יכולים להגיע לרשימת המשרות של חברתך על ידי חיפוש ב- Google מבלי לעבור קודם כל דרך אתר הבית של החברה או דרך אתרי לוחות מודעות מקוונים. 50 ₪ נוספים יעברו לידיך אם כותרת התפקיד הינה יחודית והגדרת המשרה מושכת (ולא מופיעה כרשימת הרכיבים של קופסאת קורנפלקס: C++, Senior Java, HTML, Ajax).

100 ₪ יחזרו לקופה אם לא ניתן להגיע אל מודעות הדרושים של חברתך ישירות דרך מנועי החיפוש, ו-50 ₪ נוספים יוחזרו אם הגדרת התפקיד לא כוללת את האתגרים בתפקיד אלא רק כישורים ונסיון נדרש.

איתור מועמדים פאסיביים
מועמדים פאסיביים הם מועמדים שלא מחפשים עבודה בצורה יזומה, אך אם ייפנו אליהם בהצעה מפתה, הם ישקלו בחיוב את המעבר. התפתחות האינטרנט, ובעיקר טכנולוגיות ה- Web 2.0 מאפשרת היום לארגונים קטנים כגדולים לאתר מועמדים מתאימים לתפקיד על ידי שימוש ב- Networking מקוון וזאת ללא צורך בשימוש במערכות חיצוניות יקרות.

תקבל/י 100 ₪ אם את/ה עושה שימוש בכלים של רשתות חברתיות מקוונות כגון LinkedIn או בבלוגים בכדי למשוך מועמדים פוטנציאלים. 50 ₪ נוספים על שימוש ב Google Adwords למשיכת מתעניינים.

שימוש בחבר מביא חבר
מחקרים חוזרים ומדגישים את יעילותן של תוכניות החבר-מביא-חבר. היתרונות העיקריים של התוכנית: עלויות גיוס נמוכות יותר, זמן גיוס קצר, מועמדים מתאימים יותר לתרבות הארגונית והם גם נשארים זמן רב יותר וכל זאת תוך כדי חיזוק המחויבות הארגונית של העובדים.

מנסיוננו, לא מעט חברות מסתפקות ב 20-30% מהמגוייסים שמגיעים דרך מקור זה, כאשר על ידי מספר פעולות ניתן להגדיל אחוז זה בצורה משמעותית – ולא רק על ידי הגדלת המענק שניתן על הבאת חבר.

תרוויח/י 200 ₪ אם יש לך תוכנית מובנית לתהליך חבר-מביא-חבר שמביאה 50% ומעלה מהמגויסים החדשים שלך. תקבל/י 150 ₪ נוספים אם ארגונך שומר על קשר עם עובדים לשעבר ונעזר בהם לאיתור מועמדים נוספים או לחזור בעצמם ולעבוד בארגונך. לצערנו, אנחנו נאלצים לגבות ממך 200 ₪, אם אחוז החבר מביא חבר שלך עומד על פחות מ-30% מסך המגוייסים.

שלב 5: תהליך ראיונות והערכה יעיל

ישנם לא מעט מיקרים בהם אחרי יום ראיונות עבודה ארוך ומתיש, לא נמצא אף מועמד מתאים ואנשי הגיוס חוזרים למסלול החיפושים אחר המועמד הראוי. לא אחת אנו מגלים שהסיבה אינה תלויה באי-התאמתו של המועמד אלא בתהליך ראיונות לא מעמיק מספיק ובקבלת ההחלטות שגויה של המראיינים. שיטת הראיון אשר ניכר שמקדמת את יכולת המיון של מנהלים בארגונים רבים היא שיטת ה"ראיון ההתנהגותי", המבססת מסקנות לגבי העתיד על פי ההתנהגויות בעבר. בשיטה זו ניתן לבחון אספקטים אישיים/חברתיים כמו גם צדדים מקצועיים בתפקודם של מועמדים לארגון.

נשמח להעניק לך 100 ₪ אם כל המראיינים בארגונך עברו הדרכה מסודרת על תהליך ביצוע ראיון התנהגותי. 200 ₪ נוספים יעברו לידיך אם בסוף הראיון, כל מראיין ממלא טופס חוות דעת מובנה ולא רק מסמן "עבר" או "לא עבר, ואם בסוף כל סבב הראיונות מתקיים מפגש בין כל המראיינים להצגת המועמדים והנקודות העיקריות שעלו מהראיונות. בונוס מיוחד של 100 ₪ יתקבל אם המרואיינים יוצאים עם הבנה של התפקיד והאתגרים שיעמדו בפניהם אם יקבלו את התפקיד.

תחזיר/י לקופה 150 ₪ אם כל מראיין עושה זאת "בדרך שלו", ו- 150 ₪ נוספים אם אין דרך מובנית לקבלת החלטה משותפת למראיינים בסוף התהליך.

שלב 6: סגירת חוזה וגיוס

בעבר היינוו עדים ללא מעט מקרים בהם מועמדים מודיעים על ויתור על משרות שקיבלו ברגע האחרון, לאחר החתימה על החוזה ועוד בטרם החלו לעבוד בו. תופעת ה"שופינג" של מועמדים תלך ותגבר ככל ששוק ההי-טק יחזור לצמיחה. תהליך גיוס שמתחשב בצרכי המגוייס ובכבודו, יחד עם יצירת מחויבות דרך הסבר על אפיקי פיתוח אפשריים ובניית קשרים חברתיים עם המועמד עוד לפני תחילת עבודתו, יכולים לצמצם את התופעה בצורה משמעותית.

קח/י 100 ₪ אם לאורך התהליך מוצגים בפני מועמדים גם נושאים כמו איכות כוח האדם בחברה ואפשרויות הפיתוח העתידיות ולא רק נושא השכר. 100 ₪ נוספים תקבל/י אם את/ה שומר על קשר עם המועמדים גם לאחר שחתמו על החוזה, ולפני שהחלו לעבוד, על ידי הזמנה לאירועים כגון הרמת כוסית, סיור בחברה , התייעצות מקצועית וכדומה.

קזז 100 ₪ מהונך אם הדגש במתן ההצעה הוא רק על השכר וההטבות ו- 50 ₪ נוספים אם לאחר חתימת החוזה אין קשר עם המועמדים עד ליום קליטתם בחברה.

שלב 7: תהליך קליטת העובד החדש

עזיבה של עובדים בשנה הראשונה לאחר קליטתם בארגון, נתפסת לרוב כטעות בגיוס. עזיבה כזו יכולה לקרות פעמים רבות בשל קליטה לא מוצלחת בארגון. לתהליך קליטה שבנוי בצורה נכונה, יש השפעה לא רק על הסיכון בעזיבה מוקדמת של העובד, אלא גם על רמת המוטיבציה שלו ועל היכולת שלו לתרום לחברה בתוך זמן קצר יחסית. תהליך קליטה אפקטיבי כולל 3 צדדים: לוגיסטיקה של הקליטה (מקום ישיבה, מחשב, טפסי קליטה ועוד), קליטה חברתית וקליטה מקצועית.

100 ₪ יהיו שלך אם קיים בארגונך תהליך קליטה מובנה ומסודר הכולל הנחיות ברורות לכל הגורמים שמלווים את התהליך (מנהל מגייס, משאבי אנוש, חונך שילווה את העובד החדש).

תאבד/י 100 ₪ אם התהליך חלקי או אם אחוז משמעותי של עובדים עוזב אותך בחודשים הראשונים.

שלב 8: מערכת גיוס עובדים תומכת ושימוש במדדים

שימוש במערכות מחשוב התומכות במערך הגיוס הינו הכרחי בכל ארגון המבקש להיות אפקטיבי (בין אם זאת מערכת מדף מורכבת או תוכנה פשוטה שפותחה בארגון). המערכות מאפשרות מעקב שוטף דרך מדדים מרכזיים, לצורך שיפור וייעול עקבי של התהליך. כפי שאומר הציטוט הידוע: "אם אינך יכול למדוד את התהליך – אינך יכול לשפר אותו". הבנת המדדים מהווה את הבסיס לביצוע Benchmark לארגונים אחרים ולשיפור התהליך בכדי שיהפוך לתהליך יעיל, רזה וממוקד תוצאות.

חשוב לזכור שהטכנולוגיה, המערכות והמדדים אינם "עושים" את תהליך הגיוס ל"נכון יותר". לא מעט חברות בארץ יכולות להעיד שהמערכת אותה הטמיעו בארגונם יצרה תסכול רב אם בשל חוסר הידידות של המערכת, ואם בשל חוסר התמיכה של המערכת בצרכים האמיתיים של הארגון. עם זאת בחירת המערכת הנכונה, שמתאימה לצרכי הארגון ותומכת בתהליך המשופר תיתן ערך מוסף אמיתי, תייעל את  עבודת אנשי הגיוס ותעזור להם להתמקד במקומות החשובים באמת.

אם אתם נעזרים במערכת גיוס אשר "מלווה" את תהליכי הגיוס בפועל, מאפשרת מעקב אחרי תהליך הראיונות של כל מועמד וסטטוס של כל משרה, מאפשרת חיפוש יעיל של אנשים שפנו בעבר, וחוסכת זמן יקר של הקלדות קו"ח הרווחת 250 ₪.

אם אינך עוקב/ת בעזרת מערכת אחרי מדדים כמו – כמה עובדים גייסתם השנה דרך "חבר מביא חבר", מה מקור הגיוס הטוב ביותר שלכם, איפה מתעכבים המועמדים בתהליך הגיוס או מה אחוז העובדים שעוזבים אתכם במהלך השנה הראשונה – הפסדת 200 ₪.

סיום המשחק

עם סיום המשחק, חשב את הסכום שהרווחת במשחק (מעבר ל-500 ₪ הראשונים), וחלק אותו ב- 500 ₪, הסכום הראשוני שקיבלת. זהו ה- ROI – ההחזר על ההוצאה של תהליך הגיוס שלך. ארגון עם תהליך גיוס טוב צריך שיהיה לו ROI של 100% לפחות. במקרה שפשטת את הרגל – לך ישר לכלא בלי לעבור בדרך צלחה ובלי לקבל 200 ₪…

לשפר את ה- ROI בגיוס הבא
בכדי לשפר את ה- ROI ואת יעילות הגיוס, יש לבצע אבחון מעמיק של התהליך כולו (בצורה עצמאית או על ידי גורם מקצועי חיצוני) תוך כדי בחינה של התשתיות, התהליכים ויכולות העובדים במחלקת הגיוס. לאחר בחינת התהליך, יש להגדיר את השלבים לשיפור התהליך תוך כדי הגדרת לוחות זמנים ואחראי ברורים לביצוע המטלות. ניהול מובנה ושיטתי של שיפור תהליכי הגיוס, תוך כדי רתימת כלל הארגון תביא בסופו של דבר לתהליך גיוס יעיל וטוב יותר.

יעקב רוזן

יעקב רוזן הינו מומחה לפיתוח מקורות גיוס ומוביל פעילות HRD WebHire אסטרטגיית גיוס עובדים באינטרנט ולמינוף כלי web 2.0 לצמצום עלויות הגיוס ולאיתור המועמדים המתאימים ביותר.

קורס הכשרה גיוס עובדים ברשתות חברתיות לינקדאין, פייסבוק טוויטר

מידע נוסף ניתן למצוא ב: www.hrd.co.il

תודה ל- Lou Adler מנכ"ל Adler Group על האישור להשתמש ברעיון המונופול שלו כבסיס למאמר זה.

עוד על מדדים לגיוס עובדים

הרשמה לדיוור

הדיוור שלנו מכיל עדכונים על מאמרים חדשים בנושאי גיוס עובדים, קליטת עובדים חדשים וראיונות עבודה

לא נשתמש בכתובתכם למטרות אחרות

אודות יעקב רוזן

בדוק גם

book-112117_960_720

10 הספרים שכל מקצוען גיוס ו HR חייב לקרוא

ביום יום כולנו שקועים בקריאה – קריאת מיילים, קורות חיים, חוזים, נהלים. שלא לדבר שבעידן ...

4 תגובות

  1. גליה בר שלום

    יעקב שלום,
    הצלחת להעביר מסרים רבים וחשובים בצורת משחק. שיחקת אותה.
    אני עוסקת בגיוס מעל 10 שנים וכמובן שולטת היטב בתחום, עדיין נהניתי והחכמתי ממאמרך.
    תודה,
    גליה.

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים