ראשי / הכותרת הראשית / 5 טיפים להבטחת חווית קליטה מעולה לעובד חדש

5 טיפים להבטחת חווית קליטה מעולה לעובד חדש

גיוס עובדים, מקורות גיוס עובדים, ארגון מגייסמאת קווין ווילר

היחס, שהאנשים מקבלים כאשר הם מצטרפים לארגון שלך, קובע האם הם יהפכו לפרודוקטיביים במהירות, האם הם יהפכו להיות מעורבים וישתתפו בהחלטות וחידושים, וכמה זמן הם יישארו עם החברה שלך. רוב הארגונים הגדולים עושים עבודה סבירה בהקניית המידע הבסיסי לעבודים החדשים. הם מלמדים אותם כיצד להתחבר למערכת הדואר האלקטרוני, להשתמש בתא הקולי, לקבל ציוד משרדי וכו'. אך מתוך שיחות עם הרבה עובדים (לשעבר) של החברות הקטנות יותר למדתי שאפילו זה לא מאורגן בצורה רשמית כלשהי. רוב העובדים החדשים לומדים מתוך השאלות שהם מפנים לאחרים, או על-ידי ניסוי וטעייה. רק במקרים הנדירים העובד החדש קיבל הדרכה יסודית לגבי אופי החברה, מי הוא מי בחברה ומה הוא באמת מה. הדרכה כזו יכולה לעשות את כל ההבדל.

ברוב החברות, הזוכות בפרסי "המקום הטוב ביותר באמריקה לעבוד בו", התאקלמות, הטמעה ותכניות הכניסה למקום עבודה משחקות תפקיד חשוב בקליטה מהירה של העובדים החדשים ומוסיפות חודשים ושנים לזמן שהעובד נשאר עם החברה. למעשה, העובדים אשר עברו תהליך הטמעה כלשהו – תהליך שהוא יותר מקליטת מסמכים אדמיניסטרטיבית – מדווחים שהם מרגישים מחוברים יותר טוב לאסטרטגיית החברה והתרבות שלה. זה מתורגם יותר מאוחר לשנים של נאמנות, אשר מחזיקה את העובד ומקלה עליו לסרב להצעות מפתות, אשר פשוט מציעות יותר כסף. ישנן לפחות שלוש סיבות למה ההתאקלמות ותכניות ההטמעה הינן הכרחיות. ראשית, הן עוזרות לעובדים החדשים להרגיש שהם חלק מארגון גדול יותר ושהם חשובים.

באמצעות ההיכרות עם ההנהלה הבכירה והשקעת הזמן לבניית ההערכה כלפי עבר החברה והכיוון העתידי שלה, התכניות הללו יוצרות תחושה של בטחון ונוחות. בנוסף, הן עוזרות להעביר לעובד את תרבות הארגון, כך ההחלטות שנעשות הן יותר תואמות עם הפרקטיקות המקובלות בארגון והן עוזרות לארגון לתפקד בצורה יותר חלקה. לבסוף, תכניות ההטמעה מזרזות את האקלום והפרודוקטיביות של העובד החדש. ישנם עובדים חדשים, שלוקח להם עד כדי שנה לפני שהם מגיעים לפרודוקטיביות המלאה שלהם, במיוחד אם התפקידים שלהם מערבים אינטראקציה עם העובדים האחרים או חיבור העבודה, הנעשית בחלקים השונים של החברה. עובדים לא מנוסים, במיוחד בוגרי המכללות הטריים, הינם בעלי עקומת למידה ארוכה, אותה ניתן לקצר משמעותית עם הדרכה מקדימה טובה. להלן מספר טיפים שיסייעו לך לעצב חוויית קליטה מעולה:

1. הפוך את חוויית הקליטה לרשמית אך כיפית

אל תניח שהעובדים פשוט "יקלטו בעצמם" את כל הדברים שהם צריכים לדעת כדי להצליח בחברה שלך. מה שמובן מאליו בשבילך יכול להיות מאוד מעורפל עבור מישהו שרק עכשיו נכנס בדלת. ודא שאתה מפתח תכנית בעלת תוכן, אשר פונה לסוגיות רציניות בצורה אפקטיבית. התוכן יכול לכלול מפגשים הדנים בעבר החברה, הערכים שלה, מבט כולל על האסטרטגיה והמטרות הפיננסיות, אולי סקירה פיננסית על-ידי מנהל כספים ראשי וקבלת פנים על-ידי מנהל בעמדה הבכירה. ניתן לכלול הסברים ודוגמאות של סקירות ביצועים, ואם המנהל נוכח, ניתן לדון, לסכם ולרשום את הציפיות הראשוניות של העובד. אחד ממבחני ההצלחה הוא כאשר העובד החדש יכול להגיד לך מהי אסטרטגיית החברה או הכיוון הכללי שלה ויודע מהו היקף המכירות ומחיר המניה של החברה. בעוד שאתה יודע את זה ומרגיש את זה בתור הטבע השני שלך, לעובדים החדשים הידע הזה בדרך כלל חסר – אלא אם תיקח את הזמן כדי לוודא שהם לומדים אותו. כל הפעילויות הללו מכינות קרקע לעבודה פוריה, התואמת למטרות העסקיות של הארגון.

2. תכניות קליטת עובד טובות יכולות להימשך מספר חודשים

אחרי מפגש התחלתי אינטנסיבי בן יום או יומיים, המיועד להתניע את העניינים, פעילויות נוספות יכולות להופיע במשך מספר חודשים הבאים עם מרווחי זמן קבועים ביניהן. תכניות מסוימות כוללת משימות מתחלפות; תכניות אחרות יכולות לכלול פרויקטים מיוחדים, אשר תוכננו כדי לחשוף את העובד לחלקי החברה שבדרך כלל אין לו מגע איתם. למשל, מנהלת יכולה לקבל משימה לגלות משהו לגבי תהליך הייצור, מה שלמעשה ידרוש ממנה להגיע למפעל ולאסוף נתונים. בכך הוא רואה כיצד האנשים האחרים עובדים ומתחיל לקבל תחושה לגבי תרבות החברה בפעולה. לוח זמנים של מספר חודשים נותן לך הזדמנות להיכנס לעומק בנושאים, בהם התכניות קצרות הטווח לא יכולות לגעת. רעיון נוסף: מפגש בין כל העובדים, שהתקבלו לעבודה בחודש או רבעון מסוים, עם פעילויות שנועדו כדי להציג אותם זה לזה. זה עוזר לעובדים החדשים לבנות רשת, בה הם יוכלו להשתמש כדי לעשות את העבודה וללמוד אודות החלקים האחרים של הארגון. אם החברה שלך הינה בעלת מספר אתרי עבודה, אפשר לארגן סיור באתר בו האנשים החדשים לא עובדים.

3. נצל את הלמידה האלקטרונית והאינטרנט בהרחבה

כיום הביטים והבייטים הם השפה המשותפת של רוב החברות. כל עובד צריך להתרגל לשימוש באינטראנט של החברה וללמוד כיצד הדברים נעשים באמצעות הכלים האלה. תכניות קליטה רבות מפותחות היום בתור מודולים של למידה אלקטרונית, אותם ניתן להציע לעובד ולמשפחתו אפילו לפני שהעבודה התחילה. העובדים החדשים יכולים לערב את בן או בת זוגם בתהליך בחירת ההטבות ובלמידה אודות החברה וההיסטוריה שלה. ככל שבני הזוג מעורבים יותר בחיי העבודה, כך קטן הסיכוי שמישהו יעזוב את העבודה מתוך דחף. בדרך כלל, כאשר בן או בת הזוג גם מרגישים מחוברים למקום העבודה, ההחלטות לא תיעשינה בחופזה, אלא לאחר שיחה ודיון. הנושאים, אותם הכי כדאי לסקור בלימוד האלקטרוני, כוללים את היסטוריית החברה, המבנה הארגוני, וכמובן ההטבות המוצעות. תכניות קליטה מסוימות מספקות עד 40% מהתוכן הכללי באמצעות האינטרנט. Recruitmax מציע את תכנית זוכת הפרסים שלהם, Aloha, לצורך האוטומטיזציה והשיפור של תהליך הקליטה. קיימים גם כלים נוספים מאת Futuretech ו-Cornerstone, אשר גם הם מציעים את האפשרות להפוך חלק ניכר של תהליך הקליטה לאוטומטי.

4. למד את המנהלים לגבי הצורך לספק דיון משמעותי וחוויות עבודה משקפות

מרבית הסקרים האחרונים מראים שהיחסים עם המנהל הם אחד הדברים הכי חשובים בחיי העבודה של כל עובד. רוב התחלופה של העובדים בסופו של דבר נגרמת על-ידי היחסים הללו (או החוסר שלהם), מה שהופך את היכולת להטמיע את העובדים החדשים ליכולת מרכזית של המנהלים. המנהל המיידי של העובד שולט על כל ההתקדמות של הקריירה, על אפשרויות הלמידה וחלוקת הפרויקטים. לכן המנהל, אשר משקיע את זמנו כדי לדון סוגיות עם העובד החדש, אשר מראה איכפתיות כלפי ההטמעה של העובד ואשר יודע מה העובד יודע לעשות ורוצה לעשות, הוא המנהל אשר יעשה החלטות חכמות יותר ויבנה נאמנות לאורך הזמן. המנהל חייב להיות חלק מתהליך הקליטה. חברות מסוימות שולחות את המנהל למפגש, אשר נועד כדי לספק לעובד מספר מטרות התחלתיות – למשל ל-30 או 60 הימים הראשונים. חברות אחרות מצרפות את המנהל לתרגילי בניית הצוות או לארוחה משותפת עם העובד החדש. ברמה הניהולית, המנכ"ל יכול להזמין את המנהלים החדשים לארוחה בביתו או בביתה או לארגן עבור המנהלים ארוחה וקבלת פנים רבעונית. המטרה היא לוודא שלמנהל יש תפקיד ממשי גם בתהליך הקליטה הרשמי וגם בבלתי-רשמי, אשר מתרחש בכל יום.

5. מנה מדריכים או מאמנים לכל עובד חדש למשך 90 הימים הראשונים של העבודה

מחקרים מראים בצורה מאוד ברורה שהצמדת המדריך, אשר יכול לספק תובנות לתוך תרבות החברה, אשר יכול להסביר את המבנה הארגוני ולעזור לעובד החדש להבין למה הדברים נעשים כפי שהם נעשים, הינה תרומה משמעותית לפרודוקטיביות מוגברת ותחלופה מופחתת. המדריכים צריכים להוות דוגמא לאותו סוג ההתנהגות והשאיפה לתוצאות, שהחברה שלך הייתה רוצה לראות אצל כל העובדים. תפקיד המדריכים יכול להיות מאוד פשוט – אפילו רק ארוחה שבועית עם העובדת החדשה כדי להכיר לה את סביבת העבודה וללמד אותה לגבי התרבות המרומזת של החברה, אותה אף פעם לא מבטאים בגלוי ואפילו לא מכירים בה במפגשים הרשמיים. המדריכים הללו הינם הכלים לחינוך העובדים החדשים, ויש לאמן אותם בתור אנשים קשובים, אשר בשקט יכולים להתערב מול המנהל אם תצוץ סוגיה כלשהי. הם צריכים להיות מכובדים ומקושרים היטב בחברה.

ההטמעה יכולה להוביל לתפקוד חלק יותר, תחלופה נמוכה יותר וסיפוק גבוה יותר מצד העובד. בנוסף, הן עולות מעט מאוד בהשוואה לעלויות התחלופה והגיוס השנתיות. תכנית טובה תעזור לך להתמודד הן עם התחלופה הבאה וקרבת והן עם צמיחת הגיוס שתבוא בעקבותיה.

Reprinted with permission of ERE Media

המאמר תורגם בחסות  HRD


כאן תמצאו מאמר נוסף על קליטת עובד חדש

קורס מקצועי קליטת עובדים חדשים

הרשמה לדיוור

הדיוור שלנו מכיל עדכונים על מאמרים חדשים בנושאי גיוס עובדים, קליטת עובדים חדשים וראיונות עבודה

לא נשתמש בכתובתכם למטרות אחרות

אודות קווין ווילר

בדוק גם

HR TECH infographic

מפת חברות הטכנולוגיה הישראליות בתחום ה HR והגיוס

אני עוקב ומלווה מהצד את עולם טכנולוגיות הגיוס וה HR כבר מעל לעשור – ואני ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים