שיפור חוויית המועמד בתהליך גיוס עובדים

מאת לזלי סטיבנס

תגובת אי-מייל אוטומטית בסגנון "אל תתקשר אלינו, אנחנו נתקשר אליך" היא התקשורת היחידה שרוב המועמדים יקבלו לאחר    שיעבירו 15-30 דקות במילוי הפניות והשאלונים און-ליין ובחוויה המתסכלת של הדבקת קורות החיים שלהם לתוך תיבת טקסט (רק כדי לגלות שקו"ח ללא הטקסט המעוצב נראים כאילו קודדו על-ידי ה- CIA לצורך תקשורת סודית).

העובדה שרוב החברות כיום נותנות יחס למועמדים על-ידי שליחת אי-מייל ג'נרי היא דווקא שיפור משמעותי, כפי שטוען סקר    "מחפש העבודה האנונימי" של CareerXroads לשנת 2008, משום שעדין ישנן חברות שעדיין לא משיבות כלל למועמדים.

כל שנה מאז 2002, CareerXroads הפעילה תהליך של "מחפש העבודה אנונימי", אשר הגיש בקשות דרך האינטרנט ל-100 החברות המופיעות ב"חברות שהכי טובות לעבוד בהן" של המגזין Fortune. השנה נקבע שיא חדש, כאשר 78 חברות שלחו תגובת אי-מייל אוטומטית, 22 לא ענו כלל ורק מספר מועט מהן שמרו על תקשורת כלשהי עם המועמד לאחר שליחת המייל הראשוני. במקרים מסוימים, רק בזכות כתובת האי-מייל של השולח ניתן היה לזהות איזו חברה השיבה.

"המעסיקים הטובים והפיקחים ביותר מתחילים לתפוס את זה", אומר מארק מהלר, אחד משני המייסדים של CareerXroads. "הם מעדכנים את הטכנולוגיה שלהם כדי שהמועמדים יוכלו בלחיצת כפתור לראות באיזה שלב של התהליך הם נמצאים, והם עושים את תהליך הפנייה דרך האינטרנט לידידותי יותר כי בסופו של דבר מחפשי העבודה ילכו למקום בו הם יוכלו להגיש מועמדות בצורה קלה."

לעולם אל תזלזלו בדיבור השלילי

חוסר האמפתיה כלפי המועמד היה אחד הדברים הראשונים אותם קריסטן ווייריק, מנהלת גיוס הכשרונות בווירלפול, שינתה, כאשר החלה ביוזמה הממוקדת בשיפור חוויית המועמד.

"כל מועמד הבא במגע עם הארגון שלך הוא לקוח אפשרי," אומרת ווייריק. "קיימת פרדיגמה ישנה בקרב אנשי משאבי אנוש ומנהלים מסוימים, שהשוק שייך למעסיק, לכן המועמדים חייב לציית לתהליך שלנו. במציאות, תהליך הגשת הבקשה הינו שלוחה של מותג המעסיק שלך. אף פעם אסור לך לזלזל בהשפעה של דיבור שלילי בשוק."

ווייריק אומרת שהיא שמעה סיפורים שונים על חוויות המועמדים מתהליך הגיוס של ווירלפול, לכן היא ידעה שיש מקום לשיפור. היא גם הבינה שכל מועמד הוא לקוח פוטנציאלי, מכיוון שהם כולם קונים מכשירים. חוויה שלילית עם החברה בתחום כלשהו יכולה להישאר בזכרונו של המועמד ולהשפיע על החלטתו בפעם הבאה כשהוא רוכש מכשיר לבית.

ווייריק התמקדה בשיפור החוויה עבור אלה הפונים לחברה בנוגע לכל אחת מ-6,500 ממשרותיה בארה"ב. היא פיצלה את חוויית המועמד ל-3 שלבים והתמקדה בשיפור החוויה של כל מועמד בכל שלב של התהליך.

"חוויית המועמד מתחילה עם נקודת המגע הראשונה שלהם," אומרת ווייריק. "אם הם פונים דרך האתר, מבקרים בביתן שלנו בקמפוס או ביריד התעסוקתי, הם מקבלים תגובת אי-מייל אשר נשמעת ומעניקה תחושה הזהה לחוויית המועמד שאנחנו בווירלפול מנסים להשיג. התקשורת איתם מותאמת אישית ומבוססת על רמת הנסיון שלהם."

"המועמדים אשר מתקדמים לראיון האישי, נאספים משדה התעופה על-ידי הנהגים, מקבלים סיור בקהילה המקומית ולאחר מכן בקמפוס של ווירלפול. לאלה שמרואיינים בפעם הראשונים אנו מודים על זמנם ונותנים להם במתנה מכשירים נישאים של ווירפול. אלה המתקדמים לראיון השני מקבלים מכשיר נישא ומכתב תודה לביתם."

"השלב השלישי הוא הסגירה," אומרת ווייריק. "בלי קשר למה שקורה, אנחנו רוצים שהמועמד ירגיש טוב לגבי חווייתו בווירלפול, לכן אנו מאמנים את המגייסים שלנו כיצד להעניק הצעת עבודה או להביע צער במקרה של דחייה".

מהלר אומר שהוא לעתים קרובות מייעץ למגייסים החוששים מהשיחה לדחות את המועמדים על-ידי השארת הודעה בתיבה קולית בזמן הפסקת צהריים או אחרי שעות העבודה. הוא מעריך שבין 17% ל-18% של מועמדים, שמתראיינים פנים מול פנים, לא מקבלים את מידע על הדחיה שלהם בתהליך הגיוס.

פפסיקו היא אחת מהחברות שהתקינה טכנולוגיה מבוססת אינטרנט, אשר בנויה במטרה להרחיב את מיתוג המעסיק של החברה ב"תקופת החיזור" – היא מאפשרת למועמדים לראות את הסטטוס שלהם בזמן אמת, אומר ג'ון דלפינו, מנהל גיוס המנהלים. חברות אחרות מתקינות מערכות המספקות משוב מיידי למועמדים בזמן שהם ממלאים את שאלוני הדרישות באתר האינטרנט. מערכת האינטרנט עוצרת את תהליך הגיוס במידה שתגובת המועמד פוסלת אותו, ומיד לאחר מכן מספקת למועמד את הסיבה להפסקת תהליך הגיוס.

ווייריק אומרת שהמחסור במיומנות, בטכנולוגיה או בזמן הוא לא תירוץ למגייסים לא לתת למועמדים עדכונים אודות הסטטוס שלהם או משוב לגבי סיבת הדחייה.

"כאשר אנו מביעים צער במקרה של דחייה, אני חושבת שזה עוזר למועמדים," אומרת ווייריק. "אפילו אם בסך הכל ביצענו סינון טלפוני, המועמד יקבל שיחת טלפון אישית ויקבל משוב תוך יומיים; אנחנו לא שולחים אי-מייל."

בווירלפול, המגייסים מקבלים אימון נרחב לגבי סוג המשוב שהם נותנים למועמדים וכיצד לתת אותו. לאחר מכן, בהמשך למסקנת תהליך הגיוס, כל מועמד מקבל באי-מייל סקר בן 20 שאלות, המבקש את ההתרשמויות שלהם לגבי תהליך הגיוס. ווייריק אורמת שתוצאות הסקר הן חיוביות ב-90% מהזמן, עם מקרים בודדים של מועמדים לא מרוצים, והמשוב מסייע לה למדוד את התקדמות החברה אל עבר מטרת הרחבת מיתוג המעסיק של ווירלפול לאורך כל תהליך הגיוס.

"אנחנו חושבים על עצמנו בתור השגרירים של מיתוג החברה שלנו," אומרת ווייריק. "מטרתנו היא לוודא שאפילו המועמדים שמקבלים תשובה שלילית, נשארים נאמנים לווירלפול."

אין זה פלא שהמועמדים מקבלים רושם שלילי לגבי תהליך הגיוס, אומר ג'ו מרפי, סגן נשיא קבוצת הייעוץ שייקר, וזאת משום שהמעסיקים מתחילים לשאוב מידע מהמועמדים, בעוד שהם אילו צריכים להיות הראשונים לספק את המידע למועמדים. למעשה, אומר מרפי – תהליך גיוס, אשר דורש כשעה מזמנם של המועמדים, בעוד שהוא לא מספק להם תובנה לגבי התאמתם לעבודה, מניח את היסודות לאכזבה.

החברה של מרפי הייתה הראשונה להשיק את "מבחן ההתאמה הווירטואלי לעבודה ", אשר נותן למועמדים תצוגה מקדימה אינטראקטיבית של העבודה, ציפיות הביצועים וסביבת החברה, מה שמאפשר למועמדים להחליט האם הם רוצים להשקיע שעה מזמנם במילוי הפנייה. באמצעות הצגת חלקים של העבודה און-ליין, כגון תצוגה מקדימה של הצהרות הפעילות עבור המועמדים למשרות הניהוליות בסטארבאקס, המועמדים יכולים להחליט בשביל עצמם האם הם מספיק מתאימים למשרה.

"כאשר המועמדים יכולים לעשות החלטה מלומדת אודות ההזדמנות שמולם, זה משפר את החוויה," אומר מרפי. "כעת הם לא מבזבזים את זמנם במילוי הפניות ובתחושות התסכול עקב חוסר התגובה, והחברות לא צוברות כמויות ענקיות של נתונים, שהן ממילא לעולם לא תשתמשנה בהם."

Reprinted with permission of ERE Media

עוד על תהליך קליטת עובד חדש
על פתרונות HRD לשיפור תהליכי קליטת עובד חדש

הדיוור שלנו מכיל עדכונים על מאמרים חדשים בנושאי גיוס עובדים, קליטת עובדים חדשים וראיונות עבודה

לא נשתמש בכתובתכם למטרות אחרות