מאת: מורית רוזן

לפני מספר חודשים פנתה אלינו חברה אשר השקיעה זמן ומשאבים רבים בגיוס מספר מועמדים מתאימים, רק כדי לגלות  שחלקם פשוט עזבו את הארגון תוך חצי שנה.
התסכול והכעס של המנהלים שנשארו בחוסר כח אדם ושל אנשי הגיוס שהיו חייבים להתחיל את תהליך הגיוס מהתחלה היו  כמובן עצומים.
בשלב הראשון הם העלו השערה כי הבעיה היתה בעצם תהליך המיון שהביא לבחירת עובדים לא מתאימים, אך בבדיקה שלנו התברר  הבעיה היתה בעצם תהליך הקליטה של העובדים שרק זה גויסו.

בניית תהליך קליטה אפקטיבי לעובדים חדשים מהווה בעצם חלק בלתי נפרד מבניית תהליך גיוס מוביל ואפקטיבי.  זאת גם הסיבה שבעבודה עם ארגונים אנו בוחנים יחד עם תהליך הגיוס את הדרך בה קולט הארגון את העובדים שהוא מגייס אליו.

לבניית תהליך קליטה נכון יש מספר יתרונות חשובים:

• שימור העובד החדש לאורך זמן בארגון – מחקרים הראו שלקליטה נכונה של עובדים חדשים ישנה השפעה קריטית על רמת המוטיבציה לביצוע העבודה לאורך זמן ועל משך הישארותם בחברה.
• צמצום משך הזמן לפרודוקטיביות -הכרות  מהירה של  הסביבה והתרבות הארגונית אליה הגיע העובד החדש יחד עם קבלת הידע והכלים המתאימים תביא אותו לתרום לארגון תוך פרק זמן קצר משמעותית.
• מיצוב ומיתוג הארגון כמקום שטוב לעבוד בו – עובדים שאך זה נקלטו במקום עבודה חדש נשאלים שאלות רבות על התפקיד, על המנהלים ועל סביבת העבודה. עובד חדש שעובר תהליך נכון יספר על התחושות הללו לסביבתו, מה שישפיע על תפיסת הארגון מבחוץ.
• שדרוג תהליך הגיוס – עובדים חדשים מהווים מקור מצוין לגבי תהליך הגיוס של הארגון. כחלק מתהליך הקליטה, אני ממליצה לקבל לשמוע על התובנות שלהם לגבי דברים שעבדו היטב ומה ניתן לשפר בו.

אז מה העקרונות לבניית תהליך קליטה אפקטיבי?

תהליך הקליטה של העובד החדש מתחיל בעצם לפני שהוא בכלל מגיע לעבודה וכולל
תכנון לוגיסטי: בשיחה שהיתה לי עם מספר עובדים לאחרונה  התברר כי לקח שבוע שלם עד שהם קיבלו משרד וציוד משרדי וכמעט עוד שבוע עד שקיבלו מחשב והרשאות למערכות.
ההמלצה שלי היא לבנות תוכנית מסודרת עם לוחות זמנים בכדי לוודא שכל הדברים מתבצעים עוד לפני הגעת העובד.
איתור חונך מתאים שילווה את  העובד בימיו הראשונים ויעזור לו להתמצא בנבכי הארגון, ילווה אותו לארוחת צהריים יכיר לו את הגורמים החשובים בארגון. החונך כמובן צריך להיות בעל/ת מוכשר לכך ולהבין את המצופה ממנו.
תכנית הדרכה ברורה: מומלץ להכין מראש תכנית מפורטת להדרכה ולפגישות שתכלול את הגורמים עימם יש להיפגש, התפקיד שלהם, מה סוג המידע שהם יכולים לספק ואת הדרך ליצור עימם קשר.
והמלצה חשובה – נסו להימנע לתת לעובד החדש ספר עב כרס לקריאה – בין כך ובין כך הם לא יזכרו כמעט כלום ממה שהם קראו.
השבועות הראשונים בעבודה:
הקשר עם המנהל הישיר הינו קריטי ועל המנהל המגייס לוודא שהוא משריין מספיק זמן לליווי ותאום ציפיות עם העובד החדש בימים הראשונים.
אני ממליצה לקיים שיחת היכרות ושיחות המשך תדירות בימים הראשונים, בעזרתן יוכלו המנהל להכיר את העובד החדש, ולהבין מה יעזור להיכנס בצורה יעילה יותר לתפקיד החדש.
לדוגמא – ישנם עובדים שידיפו לקרוא חומר כתוב  ומנגד יהיו עובדים  שיעדיפו ללמוד בעזרת פגישות עם עובדים נוספים בחברה.  ככל שמנהל יהיה מודע להעדפות הללו תהליך הקליטה והלמידה יהיו טובים יותר.
לאחר מספר חודשים:
ההמלצה שלי היא לוודא שהמנהל של העובד החדש יבצע תהליך הערכה של הקליטה וביצועי העובד שלו. תהליך ההערכה יכלול התייחסות הן לציר המקצועי והן לתהליך הקליטה החברתי שלו.
עם תום תהליך ההערכה, על המנהל לבצע שיחה עם העובד שבה הוא ייתן לו משוב לגבי תהליך הקליטה וההשתלבות שלט בארגון ובכדי להגדיר את הציפיות לעתיד.

מדדי הצלחה
בכדי לוודא שתהליך הקליטה אכן מתבצע בצורה טובה יש  להגדיר ולעקוב אחר מדדים כגון אחוז עזיבה בחודשים הראשונים, שביעות הרצון של עובדים חדשים מתהליך הקליטה ועוד.

ולסיכום…

תחלופת עובדים הינה נושא יקר הגוזל זמן ומשאבים מכל ארגון,  על אחת כמה וכמה כאשר הדבר מתרחש לאחר קליטת עובד חדש שרק גוייס לחברה לאחרונה.

בניה נכונה של תהליך קליטת עובדים תצמצם את אחוזה העזיבה בארגון, תביא לשיפור ברמת הביצועים, ותעלה את רמת שביעות הרצון של העובדים ושל הספקים של החברה.

עוד על קורס קליטת עובדים חדשים

מורית רוזן: מנהלת חברת HRD המתמחה במתן כלים פרקטיים ופורצי דרך לבניית ושיפור תשתיות גיוס עובדים, פיתוח מקורות גיוס חדשניים, מניעת הטרדה מינית, פיתוח צוותים וייעוץ ארגוני.
מורית מביאה איתה נסיון פרקטי רב שנים בליווי ארגונים מובילים ומנהלים רבים ובניהול משאבי אנוש כאשר בין השאר שימשה כמנהלת הגיוס של חברת אינטל והובילה תהליך גיוס של כ- 1500 עובדים חדשים, מנהלת הרילוקיישן ומנהלת צוות היעוץ הארגוני.

ניתן ליצור עימה קשר במייל morit@hrd.co.il

לא בטוחים שאצלכם קליטת עובד מתרחשת כראוי? בידקו את ארגונכם לפי המאמר הבא

הדיוור שלנו מכיל עדכונים על מאמרים חדשים בנושאי גיוס עובדים, קליטת עובדים חדשים וראיונות עבודה

לא נשתמש בכתובתכם למטרות אחרות