בעבר דיברנו החשיבות בבניית אסטרטגיית גיוס עובדים (או תכנון ההון האנושי) בכדי להתמודד בצורה פרואקטיבית עם האתגרים העומדים בפני הארגונים בסביבה המשתנה תמידית.

במאמר זה ננסה לתאר בצורה מעשית מהו המידע והגורמים אותם יש לקחת בחשבון כאשר אתם באים לבנות את אסטרטגיית גיוס העובדים עבור הארגון שלכם.

מה זו אסטרטגיית גיוס עובדים?

כשאנו מדברים על תכנון אסטרטגיית גיוס עובדים אנו מתייחסים לתהליך בו יוצרים מראש תחזית לגבי כמות האנשים, הכישורים והיכולות שהחברה תצטרך לאורך זמן, או בנקודת זמן מסוימת בעתיד, בהתבסס על אסטרטגיית החברה, תכניות ההתפתחות של החברה ומצב שוק העבודה. בניית אסטרטגיה כזו מאפשרת לאחראים על הגיוס בארגון למקד את מאמציהם בעמידה ביעדים שהם הגדירו לעצמם וגם להתכונן לשינויים במגמות הסביבה, אלה הצפויים – ואלה – שאינם צפויים.

אז איך עושים זאת בפועל?

כפי שציינו, המפתח להצלחת התהליך הוא בתקשורת פתוחה וחיבור הדוק בין המנהלים שזקוקים לתוספת כח אדם, שבידם המידע על השינויים העסקיים הצפויים והצרכים הארגוניים בכח אדם ובין צוות משאבי אנוש היוצר את התשתיות לתהליך הגיוס ומומחיות הגיוס. מומלץ לקיים את התכנון האסטרטגי בנקודת זמן קבועה בשנה ולבחון פעם ברבעון האם נוצר צורך לעשות שינויים והתאמות. מומלץ לקיים את התהליך כולו בשיתוף אנשי משאבי אנוש והמנהלים בארגון.

תהליך תכנון אסטרטגיית גיוס

1. תחזית עובדים וכישורים נדרשים

השלב הראשון בתהליך הינו ניתוח סוגי היכולות שהחברה תצטרך בכדי לעמוד ביעדיה העתידיים. יש לשים דגש לא רק  על התהליכים שיתבצעו בעתיד אלא גם על איך הם יתבצעו. לדוגמא – כיצד שינויים טכנולוגיים או הטמעה של כלים חדשים ישנו את תהליכי העבודה הקיימים וכיצד הם משפיעים על היכולות והכישורים הנדרשים מהעובד.

שאלות לדוגמא שישפיעו על הניתוח:

1. אילו שינויים צפויים לנו ב-3-5 השנים הקרובות ביחס ל:

מטרות הארגון, תחומי פעילות, יעדים תפעוליים ?

שינויים תקציביים ושינויים בסביבה העסקית ומצד המתחרים?

שינויים בביקוש ובמגמות הצרכנים?

שינויים צפויים במבנה הארגוני ושימוש במיקור חוץ?

1. כיצד יתרחשו השינויים:

מיקום העבודה (בארץ, בחו"ל, באתר שונה…)

מבנה ארגוני מתוכנן

תמהיל הכישורים שיידרש

יחס מספרי בין עובדים למנהל

1. מהי תחזית הארגון בנושאים הבאים:

מספר העובדים שידרשו בכדי לעמוד במטלות והכישורים שלהם

פרופילים נדרשים שבכל תחזית עסקית יהיה בהם צורך

מספר מנהלים ומספר עובדים מתוכנן

יעדי השונות הארגונית (לדוגמא אחוז הנשים המתוכנן)

2.   מיפוי היצע העובדים הקיים

מטרת השלב הזה הינה בניית תחזית מספרית של פוטנציאל העובדים הקיימים בהתבסס על הנתונים הבאים:

מספר עובדים קיימים

יכולות וכישורי העובדים

רמת ההשכלה של העובדים

קצב עזיבת עובדים (מומלץ לבדוק האם קיימת מגמה כלשהי לאורך הזמן ומה צפויה להיות ההשפעה שלה בעתיד)

הפרופילים הבעייתיים לגיוס על פי מצב השוק ועל פי מדדי
Time to hire/Time to fill, במידה ויש מעקב אחרי נתונים אלה.
גם אם אין נתונים רשמיים, מנהלים מגייסים וצוות הגיוס, ידעו ברוב המקרים למקד את הפרופילים המורכבים עבורם לגיוס.
3.   זיהוי פערים ומיקוד בפרופילים מורכבים לגיוס

מטרת שלב זה הינה לזהות את הפערים בין תחזית צרכי הארגון לבין המצב הממופה נכון להיום. המטרה הינה לזהות את המקומות בהם קיים עודף בכח-אדם עם יכולות מסוימות שלא נצטרך בעתיד ואת המקומות בהם קיים חוסר בידע ו/או בפרופיל מסויים של אנשים.

4.   הגדרת אסטרטגיית הגיוס

מטרת התהליך הינה ליצור, בשיתוף פעולה מלא בין אנשי משאבי אנוש למנהלים שהיו מעורבים בתהליך, תכנית אסטרגית שתענה על הצרכים הארגוניים ותיתן מענה לפערים שנמצאו (הן למיקרים בהם קיים עודף והן למקרים בהם קיים חוסר). ישנם כלים רבים בהם ארגון יכול לבנות אנשים עם כישורים מתאימים בכדי להיות מוכנים לאתגרים עתידיים.

ניתן לחלק את התכנון האסטרטגי בתחום הגיוס לשני סוגים מרכזיים:

• תכנון תקופתי כלל ארגוני: הנוגע בהגדרת פרופילים מרכזיים הנחוצים לארגון, בשינויים ארגוניים עתידיים ובהשפעתם על שינוי מצבת כוח האדם.
  כלים ותהליכים שאותם ניתן ליישם כחלק מהתכנון הכלל ארגוני: הכנת תוכניות הדרכה והסבה של עובדים קיימים, הטמעת תוכנית מובנית לגיוס סטודנטים, מיקוד בגיוס אוכלוסיות מגוונות כחלק ממדיניות של פיתוח השונות הארגונית וגיוס עובדים לפני הזמן.
• תכנון ממוקד ברמה האישית: כולל אנשים שזוהו באופן ממוקד, ונוגע בתהליך הפיתוח שלהם או בשינויים הקשורים אליהם ואל תפקידם בשנה הקרובה.
  כלים ותהליכים שאותם ניתן ליישם כחלק מהתכנון המוקד ברמה האישית: הבניית תהליכי פיתוח פנימי לתפקידים ניהוליים ולא ניהוליים, בניית נוהל ותהליך מובנה למעברים פנים-ארגוניים ועוד.

לסיכום, תכנון אסטרטגיית גיוס העובדים  והפיכתה לתכנית עבודה שנתית הוא אתגר משמעותי, שההתמודדות איתו יכולה לא רק לקדם את יכולתו של הארגון לגייס את האנשים הטובים ביותר בזמן המתאים ובעלות נמוכה יחסית, אלא גם לתת מקום לאנשים מתוך הארגון להתפתח ולהתקדם מבפנים, תוך מזעור הפגיעה בארגון במהלך מעברים או שינויים אישיים.

להרשמת לסדנאות הגיוס המקצועיות של HRD לחצו כאן