ראשי / הכותרת הראשית / פחות עבודה, יותר זמן? נסו ליצור בידול בין המועמדים וליישם טכנולוגיה

פחות עבודה, יותר זמן? נסו ליצור בידול בין המועמדים וליישם טכנולוגיה

מעברים פנימיים, ניוד פנים ארגוני, ניוד פנימי

מאת קווין ווילר
האם כל המשרות הפתוחות הן בעלות ערך זהה עבור הארגון שלכם?
רובנו לא ממש עוצרים וחושבים על זה, אך אנו יודעים שמשרות מסוימות תורמות יותר להצלחת הארגון מאשר אחרות.

בכדי לשפר את יעילות התהליך – לא ניתן להתייחס לכל המשרות הפתוחות בארגונך כבעלות ערך שווה.
את המשרות הפתוחות בארגון ניתן למיין לאחת מארבע קטגוריות: ניהולית/תחזוקה, שירותים מיוחדים, מקצועית/טכנית או אסטרטגית/קריטית. למרות שאנחנו יודעים את זה ברמה האינטואיטיבית, אנחנו נוטים לנקוט במדיניות הנקראת בתחום הייצור "התור".

"התור" פירושו ניהול לפי (FIFO (First In First Out- "נכנס ראשון – יוצא ראשון", ובמקרה של המגייס זה אומר שאתה קודם כל עובד על המשרה שנפתחה לפני כולן, אח"כ עובר להבאה בתור, וכך הלאה.
כמובן שיש זמנים בהם הסדר הזה משתנה, וכמובן שתמיד יש לנו כמה דרישות "חמות" עליהן אנחנו עובדים כי הן מיועדות למנהלים חשובים. אך לרוב אנו עובדים לפי עקרון התור, או אפילו לפעמים עקרון המחסנית – (LIFO (Last In First Out: "נכנס אחרון – יוצא ראשון". במילים אחרות, אנחנו לא מדרגים את עומס העבודה שלנו לפי סדר עדיפויות בהתאם לרמת הקריטיות של המשרה בארגון.

אך מה אם היינו נותנים סדר עדיפות שונה לעבודה שלנו? נוכל ממש להרוויח מבחינת הזמן והנפח.

ע"י שאילת רעיונות מתחום הייצור וגם מהמוקדים הטלפוניים וארגוני השירות המתקדמים ביותר, אתם יכולים להגדיל את מספר המועמדים וגם לקבל יותר זמן לצורך חיפוש המועמדים הקשים לאיתור.

1. מיינו משרות לפי הערך שהן מוסיפות
הסוד של ייצור מוצלח הוא להשתמש באנשים רק במקומות בהם הם מוסיפים ערך אמיתי. בכל המקרים האחרים, מומלץ להשתמש בטכנולוגיה או לפשט את התהליך כך שמעורבת האנשים תתבטל או תצומצם. יותר ויותר מפעלים, מוקדים טלפוניים ומרכזי שירות אחרים מדגימים כיצד השימוש בטכנולוגיה מפחית את הצורך במעורבות אנושית.

ב-Dell פיתחו מערכת מאוד מתוחכמת, שמבוססת על בינה מלאכותית, אשר מדריכה את משתמשי המחשבים כאשר הם מנסים לפתור בעיות של המערכות שלהם. רק בעיות קשות או מאוד מורכבות מועברות לבן אדם אמיתי. אך הצעד הראשון ביישום טכנולוגיות הללו בתחום הגיוס מערב מיון המשרות בארגון שלכם בהתאם לערך שהן מוסיפות בשורה התחתונה.

רבים מכם מכירים את הטבלה 2 על 2, בה אני משתמש לעתים קרובות כדי להסביר כיצד אתם יכולים לארגן את החשיבה שלכם לגבי סוגי מועמדים. בחלק התחתון של הדיאגרמה נשים בצד אחד את המשרות הקלות לגיוס ובצד השני את המשרות הקשות לגיוס ובציר השני נמקם את המשרות על פי הערך שהן נותנות לארגון.

אם מסתכלים על הדיאגרמה, הרביע השמאלי התחתון מראה משרות, אשר לא כל-כך קשה למלא ואשר בעלות ערך מינימלי לחברה מבחינת הפקת רווחים או יצירת מוצרים חדשים. מתייחסים אליהן בתור משרות ניהוליות/תחזוקתיות.

הרביע השמאלי העליון, בו המשרות שקשה למלא, אך הן לא בעלות ערך לחברה, כולל את כל המשרות שניתן למקר החוצה לייעוץ או שנעשות ע"י אנשים על בסיס ביקוש או שכר-טרחה. בדרך כלל אלה שירותים מיוחדים, שהארגון צריך מעת לעת, אשר לא מפיקים רווח או מוצרים.

הרביע הימני התחתון הוא עבור המשרות שלא קשה למלא, אך הן קריטיות להצלחת החברה. זה כולל למשל אנשים מכירות חשובים או ספקי תוכן, או בוגרי מכללות בעלי פוטנציאל גבוה. במילים אחרות, זה רביע אשר כולל את הצוות המקצועי והטכני שלכם, אשר עושה את רוב העבודה ויכול להתקדם לרביע הימני העליון בשלב יותר מאוחר של הקריירה שלהם.

הרביע הימני העליון הוא המקום של המשרות הכי קשות לאיתור ובעלות ערך הכי גבוה. אלו כוללות אנשים, שהם קריטיים מהבחינה האסטרטגית, ספקים טכניים בעמדות המפתח, מנהלי יחסים חשובים או ממציאים ומפתחי המוצרים.

אפילו בתוך רביע כלשהו ניתן להמשיך ולדרג את המשרות בהתאם לחשיבות ודחיפות שלהן. למשל, ברביע השמאלי התחתון למזכירות יש דירוג יותר גבוה מאשר לפקידות קבלה, ולמהנדסי מוצרים יש דירוג יותר גבוה מאשר לרואי חשבון. הדבר החשוב ביותר שיש להשיג בשלב ההתחלתי הזה הוא זיהוי ודירוג ההעדפות עבור כל סוגי המועמדים והמשרות. בכך תתחילו לקבוע במי כדאי להתרכז בהתחלה.

2. קבעו כיצד למלא את המשרה
ברגע שתבצעו את המיון, שזאת מטלה לא בהכרח קלה, עליכם להחליט כיצד למלא כל משרה בצורה הכי טובה. השאלה שיש לשאול היא איזו מהמשרות ניתן למלא תוך מעורבות מינימלית מצד המגייס.

היום רוב הארגונים מתפקדים עם פחות מגייסים, ולמגייסים האלה יש יותר משרות לטפל בהן. אני לא חושב שהמצב הזה ישתפר תוך 12 או אפילו 24 חודשים הקרובים. יש ציפייה שעל המגייסים להיות יותר פרודוקטיביים ולטפל ביותר דרישות, מועמדים ומנהלי גיוס מאשר בעבר. לכן הטכנולוגיה היא הכרחית ויש לעשות בה שימוש טוב יותר.

אתם יכולים לארגן את התהליכים שלכם, כך שכל המועמדים, שלא קריטיים להצלחת הארגון, יסוננו דרך אתר הגיוס והטכנולוגיה הרלוונטית. ניתן לסנן מועמדים, לבדוק את הרקע שלהם ולתת הצעה ראשונית ללא כל מגע אנושי. אני מבין שזה דורש שינוי ענק בחשיבה אצל הן המגייסים והן מנהלי הגיוס, אך זה אפשרי וחוקי. לאחר שהמעומדים כבר סוננו והוערכו, ניתן לקבוע באופן אוטומטי ראיון עם מנהל הגיוס. זה יפנה לכם את הזמן להתמקד במועמדים בעלי עדיפות גבוהה, אשר דורשים תשומת לב אישית ואולי מכירה פנים אל פנים. ככל שיותר ויותר מועמדים עוברים דרך תהליך הסינון הזה, ניתן להוסיף אילו שדרוגים וכוונונים נוספים על מנת שיהיה מדויק יותר וישקף את הצרכים המתפתחים שלכם.

אם זה נשמע כמו פנטזיה, דמיינו מישהו שמתאר תהליך ייצור מודרני למישהו משנות ה-50 או ה-60. אף אחד לא היה מאמין שאנחנו יכולים ליצור כל-כך הרבה מוצרים עם כל-כך מעט אנשים. זה קרה בגלל שהביקוש גבר על כמות כוח אדם.

3. השתחררו מהעבר ואמצו את העתיד
אפילו במשרות שהן קריטיות, הטכנולוגיה יכולה לעזור להפחית את עומס העבודה שלכם לרמה הניתנת לניהול. כלי סינון מהירים, שמוצעים היום ע"י מערכות רבות של מעקב אחר המעומדים, לא תורמים הרבה להפחתת העבודה שלכם. הם יכולים למיין ולדרג מועמדים, אך הם עדיין משאירים את ההחלטות בידיכם ואפילו לוקחים זמן כדי לבדוק מועמדים מאוד שוליים.

מאוד קשה להשתחרר מהעבר, אך זה חיוני להצלחה שלכם. המטרה צריכה להיות הוספה של מספיק סינונים אוטומטיים כמותיים ואיכותיים, כך שמספר המועמדים שעליכם לסקור מצטמצם למספר בר ביצוע. במחקר שאנו עורכים, זיהינו יותר מ-80 חברות שמציעות כלים כאלה. זאת אומרת שהטכנולוגיה זמינה וקיימת.

המערכות קיימות והספקים עומדים בתור ומחכים שתבקשו מהם לתרום להצלחה שלך. מה שצריך יותר הם קבוצות גיוס בעלי רצון ומוכנות לנסות משהו שישפר את הפרודוקטיביות שלהם בצורה ניכרת.

Reprinted with permission of ERE Media

הרשמה לדיוור

הדיוור שלנו מכיל עדכונים על מאמרים חדשים בנושאי גיוס עובדים, קליטת עובדים חדשים וראיונות עבודה
לא נשתמש בכתובתכם למטרות אחרות

עוד מאמרים בנושא מקצוענות בגיוס עובדים :

אודות יעקב רוזן

בדוק גם

HR TECH infographic

מפת חברות הטכנולוגיה הישראליות בתחום ה HR והגיוס

אני עוקב ומלווה מהצד את עולם טכנולוגיות הגיוס וה HR כבר מעל לעשור – ואני ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. (*) שדות חובה מסומנים