אחד האתגרים המורכבים ביותר עבור מנהלים הוא התמודדות עם עובד שביצועיו הולכים ומדרדרים. לדוגמה, כאשר איש מכירות מצטיין לפתע מתחיל לפספס יעדים חודשיים, או כשמפתח תוכנה ותיק מגיש קוד עם יותר ויותר באגים. לעיתים מדובר בתהליך הדרגתי שקשה לשים עליו את האצבע, ולפעמים זו נפילה פתאומית שמפתיעה את כל הסובבים. בכל מקרה, זיהוי מוקדם והתערבות נכונה הם קריטיים כדי למנוע נזק ממושך לעובד, לצוות ולארגון כולו.
אז מהם הסימנים המעידים על ירידה בתפקוד? הנה כמה דגלים אדומים שכדאי לשים לב אליהם:
שינוי בהרגלי העבודה אם פתאום העובד מתחיל להגיש עבודה לא מדויקת או חלקית, מפספס תדיר תאריכי יעד, מתקשה בביצוע משימות מרובות או נעדר לעיתים קרובות – סביר שמשהו השתבש. לדוגמה, אם מנהלת חשבונות שתמיד הקפידה על דיוק מתחילה לגלות יותר ויותר טעויות בדוחות הכספיים. גם תלונות רבות מצד לקוחות על רמת השירות של נציג הם סימן מטריד.
צורך גובר בהנחיה והתערבות כאשר העובד פתאום זקוק למעקב צמוד של המנהל, מתקשה ליישם הנחיות או שינויים, ונוטה להתגונן ולהתנגד להערות – כנראה שהוא מאבד שליטה על עבודתו. לדוגמה, אם איש שיווק שתמיד עבד עצמאית מתחיל להזדקק לאישורים על כל צעד ושעל. אם המנהל מוצא את עצמו נדרש יותר ויותר "לכבות שריפות" סביב אותו עובד, זהו סימן אזהרה ברור.
הידרדרות ביחסים הבינאישיים פגיעה בתקשורת בין העובד למנהל או לחבריו לצוות יכולה גם היא להעיד על בעיה עמוקה יותר. אם העובד מתחיל להימנע ממפגשים, לא מעדכן, או נוטה יותר ויותר להאשים ולהתלונן על אחרים – משהו לא בסדר. לדוגמה, כשראש צוות פיתוח שהיה ידוע כמנטור סבלני מתחיל לאבד סבלנות עם חברי הצוות הזוטרים. חוסר נכונות לקבל את המנהל כמנטור והשפעה שלילית על האווירה בצוות הם מנבאים מדאיגים.
אבל מה עושים כאשר מבחינים בסימנים הללו? כל מנהל צריך לשאול את עצמו כמה שאלות מפתח: האם אלו בעיות זמניות שניתן לגשר עליהן, או משהו מהותי יותר שפוגע בהתאמה לטווח הארוך? האם העובד מסוגל ללמוד ולהשתפר, או שמדובר במגבלה בסיסית? והאם אני מוכן לקחת אחריות משותפת איתו על אזורי האחריות שלי?
לאחר מכן, ניתן לגבש תכנית פעולה שתטפל בשורש הבעיה:
ראשית, חשוב לאבחן ולהגדיר במדויק מהו הקושי, תוך התחשבות גם בגורמים אישיים או נסיבתיים שעשויים להשפיע. ניתן להשתמש בטכניקות כמו ראיונות עומק, סקרי 360 מעלות או סימולציות תפקיד כדי להעריך את מקור הבעיה.
שנית, יש לקיים שיחה כנה ופתוחה עם העובד, לשתף אותו בתובנות ובציפיות, ולהגדיר יחד יעדים ברורים לשיפור. טכניקות כמו שיחות משוב מובנות, הגדרת מטרות SMART, ותכנית פעולה משותפת יכולות לסייע בתהליך.
שלישית, כדאי לשקול מתן כלים וסיוע כדי לאפשר לעובד לשפר את ביצועיו. אימון אישי, הדרכה מקצועית, התאמות בסביבת העבודה או גיוס של מנטורים יכולים לעשות את ההבדל.
ולבסוף, נדרש מעקב שוטף כדי לוודא שמתרחש שינוי של ממש, ושההתקדמות מספקת ועקבית לאורך זמן. פגישות סטטוס קבועות, דוחות התקדמות ומדדי ביצוע מוסכמים הם כלים יעילים למעקב.
אך מעבר לתהליך המעשי, חשוב שכל מנהל יזכור גם כמה עקרונות מנחים: להתמקד בעובדות ולא בהשערות, לוודא הבנה של שני הצדדים, להימנע מלפגוע או להשפיל, ולטפל בבעיות בזמן אמת ולא לדחות אותן עד שיתפוצצו.
דוגמה מוצלחת לכך היא מנהלת השיווק של חברת סטארט-אפ שזיהתה ירידה בביצועים של אחד ממנהלי המוצר הוותיקים שלה. היא זימנה אותו לפגישה, הקשיבה לקשיים שחווה, והגדירה יחד איתו תכנית לשיפור הרגלי העבודה והממשקים עם צוותים אחרים. היא גם דאגה שיצא לקורס הדרכה רלוונטי. לאחר שלושה חודשי מעקב, חל שיפור משמעותי בתפוקה ובמעורבות של אותו מנהל.
ניהול נכון של מצבי ירידה בתפקוד הוא מיומנות חיונית לכל מנהל. היכולת להבחין בסימני האזהרה המוקדמים, לאבחן נכונה את הסיבות לקושי, ולפעול בצורה אסרטיבית אך אמפתית מול העובד – היא שתקבע את ההשלכות ארוכות הטווח על הפרט והארגון.
בסופו של דבר, לכל עובד יש תקופות של עליות ומורדות, וחלק מתפקידו של מנהל הוא לדעת להכיל ולתמוך בהן. אך כשמדובר בהידרדרות משמעותית ומתמשכת, נדרשת התערבות מושכלת ונחושה. רק כך ניתן יהיה לסייע לעובד לחזור למסלול, או לחילופין, להכיר בכך שהגיע הזמן לפרידת דרכים מכבדת.
בין כך ובין כך, התמודדות עם ירידה בתפקוד של עובד היא לא אתגר פשוט. המנהלים נדרשים לקור רוח, אסרטיביות ורגישות. אבל ההשקעה משתלמת – כי טיפול נכון במשברים כאלה עשוי דווקא לחזק את יחסי האמון, לקדם למידה ולהוביל את העובד והמחלקה כולה לפסגות חדשות. וזו אחת המתנות הגדולות שמנהל יכול להעניק.
