מצב מוכר ומתסכל: מנהלים עמוסים ולחוצים עד להתפקע, בעוד הכפופים שלהם משתעממים ומשוועים לעבודה. מנהל שקוע עד מעל לצוואר במשימות ופגישות, ואילו העובדים תוהים מדוע הוא לא מאציל יותר מתפקידיו. נשמע לכם מוכר? זהו פרדוקס שכיח ומורכב, וכדי להבין אותו חשוב לנתח את סוגי הזמן השונים המרכיבים את שגרת המנהל.
סוגי הזמן הניהולי
ראשית, ישנו "זמן הבוס". זהו הזמן שמוקדש לכל המשימות שהממונים של המנהל דורשים ממנו לבצע. אלו דברים שהוא פשוט לא יכול להתעלם מהם או לדחות אותם, מבלי לספוג קנסות ישירים ומיידיים. התעלמות מהבוס היא בבירור לא אופציה.
שנית, קיים "זמן מערכת". אלו הן כל אותן בקשות לעזרה ותמיכה המגיעות ממנהלים מקבילים בארגון. גם להן המנהל לא יכול לסרב בקלות, אם כי הקנסות על אי-מתן סיוע לא בהכרח ישירים ומיידים כמו אצל הבוס.
ולבסוף – "הזמן העצמי" של המנהל. זה הזמן שנותר לו למשימות שמקורן בו עצמו.
אך "זמן עצמי" זה נחלק לשניים – "זמן עובדים", המוקדש לטיפול בצרכי העובדים הכפופים למנהל, ו"זמן חסוי" – מעין 'שארית' שנותרת למנהל לענייניו שלו. מכיוון שהזמן העצמי לא כרוך בקנסות מצד הבוס או המערכת, זו הזירה העיקרית בה יכול המנהל לנסות 'לגנוב' זמן לעצמו.
האסטרטגיה – העברת הקופים לכתפיים הנכונות
ומכאן השאיפה הבסיסית של כל מנהל – למקסם את הזמן החסוי, ולמזער את זמן הטיפול בעובדים. כל עוד צורכי הכפופים גוזלים את מירב הזמן העצמי, המנהל יהיה תקוע. ובדיוק כאן נכנסת לתמונה האנלוגיה המאלפת של "קופי הניהול".
"קוף" בהקשר הניהולי, הוא משימה או אחריות המונחת על כתפי מנהל או עובד. בתסריט האופייני, מגיע עובד הכפוף למנהל עם בעיה או משימה כלשהי (קרי – "קוף"). הוא מציג את הדברים, ובסיום השיחה לוקח המנהל על עצמו את הטיפול בנושא. כלומר – הקוף קפץ בהצלחה מכתפי הכפוף, והתמקם בנוחות על כתפי המנהל.
ככל שיותר כפופים עושים יותר "העברות קופים" שכאלה, המנהל מוצא את עצמו הולך ונשחק תחת משא הקופים הגדל. לכפופים אין עוד קופים, והם חסרי מעש וממתינים שהמנהל יטפל בהכל. ואילו המנהל טובע תחת מטלות שלא אמורות להיות שלו מלכתחילה. הוא מאבד שליטה בזמן החסוי שלו, והדבר פוגע גם ביכולתו לתפקד מול הבוס והמערכת. מעגל שלם של אובדן שליטה בזמן.
חוקים להחזרת הקופים למקומם הטבעי
הפתרון? להחזיר כל קוף לכתפיים עליהן הוא אמור להיות. המנהל חייב לגבש אסטרטגיה סדורה של "גידול קופים", תוך הקפדה על מספר חוקים ברורים:
- יש להאכיל את הקוף, לא להרעיב או להרוג אותו. להתעלם ממנו לא יועיל, צריך לתת מענה.
- אסור שיהיו יותר קופים ממה שניתן להאכיל. אחרת, המערכת קורסת.
- האכלת קופים צריכה להתבצע לפי תור ותכנון מראש, לא בצורה ספונטנית ומאולתרת.
- קופים יש להאכיל פנים-אל-פנים, לא "בהעברה" בכתב או במייל.
- לכל קוף יש לקבוע "זמן האכלה" עתידי ודרגת מעורבות עצמית, כדי למנוע "חזרתו" למנהל.
בתהליך מובנה ומודע, המנהל "מאלף" את הקופים להישאר אצל בעליהם החוקיים. הוא מחזיר כל משימה או אחריות לידי הכפוף, תוך הקפדה על מועד מוגדר מראש ועל רמת מחויבות ויוזמה ברורה של הכפוף בטיפול בה. כך, בהדרגה, מצטמצמים מספר הקופים על כתפי המנהל, והוא יכול לנשום לרווחה.
זמן חסוי – המפתח לניהול אפקטיבי
ובנשימה הזו, הוא מרוויח את המשאב החשוב מכל – זמן חסוי. זמן זה הוא שיאפשר לו לפקח ולווסת את זמן הבוס והמערכת בצורה נכונה יותר. הוא יוכל להקדיש תשומת לב מלאה למשימות ההכרחיות, להגיב בזמן לצרכים דחופים, ולהשקיע בתכנון ארוך טווח. ניהול הזמן האישי יוביל בהכרח לניהול מיטבי יותר של הזמן הארגוני.
תהליך זה לא יתרחש בין לילה. "חינוך מחדש" של כפופים והרגלי עבודה הוא משימה הדרגתית שלוקחת זמן. אך ההשקעה שווה את המאמץ, שכן היא משחררת את המנהל מכבלי הקופים ומאפשרת לו להתמקד בעיקר – הובלה, הנעה והשגת יעדים. מנהל "נקי" מקופים הוא מנהל אפקטיבי יותר, לטובת הארגון כולו.
"מאלף קופים" – מנהל טוב יותר
סוד ההצלחה של המנהל טמון ביכולתו "לאלף את הקופים" – להעביר בהדרגה את האחריות למשימות השונות אל הגורמים להם היא מתאימה. הוא כמובן ימשיך לפקח, להדריך ולנתב, אך היוזמה והבעלות תהיה בידי הכפופים עצמם. כך הם יתפתחו ויצמחו, וכך תתפנה לו האנרגיה הניהולית הנדרשת להובלה כוללת.
התובנות האלה מהותיות לכל מי שמנסה להבין מדוע מנהלים כל כך עסוקים ולחוצים. ההבנה שבשליטה נכונה בקופים ובסוגי הזמן השונים טמון המפתח לאיזון נכון בין ניהול אישי לניהול הכפופים והארגון. ומנהל שלומד "לגדל" את הקופים במקום הנכון – יוכל להתפנות סוף סוף לנהל.
